Сейчас я вам расскажу как создать счет-фактуру на аванс в 1С Бухгалтерии 8.3. Как обычно, есть несколько способов выполнить одно и то же действие. Но перед тем, как перейти собственно к созданию счета-фактуры на аванс, посмотрим, в каких случаях его нужно делать.
Когда нужно создать счет-фактуру на аванс
Если открыть учетную политику на вкладке "НДС", то внизу есть пункт "Порядок регистрации счетов фактур на аванс". Как правило, там указано, что их счета фактуры на аванс нужно регистрировать каждый раз при получении аванса. Если это не так, то уже нужно обращать внимание на сроки зачета аванса.
Таким образом, перед тем, как задаться вопросом "как создать счет фактуру на аванс" , следует выяснить, нужно ли вообще это делать в данном случае. Если да, то читайте ниже о том, как создать счет фактуру на аванс разными способами и выбирайте наиболее для вас подходящий.
Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!
Как создать счет-фактуру на аванс: способы
Создать вручную
Самый примитивный и долгий способ. Нужно зайти в раздел "Покупки и продажи", выбрать на панели навигации "Счета фактуры выданные" и вручную через кнопку "Создать".
В этом случае все поля создаваемого счета фактуры на аванс нужно будет заполнить вручную, что довольно долго. Пример уже созданного счета фактуры на аванс приведён ниже. Сохраните рисунок как образец!
Если вы не уверены, как правильно заполнять все поля, то вы всегда можете...
Создать счет фактуру на аванс на основании документа аванса
Это наиболее распространённый способ создания счетов фактур на аванс. Кроме того, самый быстрый и исключающий почти все возможные ошибки. Чтобы создать счет фактуру на аванс, сначала найдите документ-основание (например, приходный кассовый ордер).
Меню "Создать на основании" есть и в самом документе аванса, так что можно предварительно зайти в документ, чтобы гарантированно не ошибиться. И вообще, я на своих курсах 1С Бухгалтерии всегда даю совет: "старайтесь по возможности использовать ввод на основании — это экономит время и позволяет избежать множества ошибок!"
Если вам нужно массово создавать счета фактуры на аванс, то вы можете...
Воспользоваться специальной обработкой
В 1С Бухгалтерии 8 есть обработка "Регистрация счетов фактур на аванс". Вы можете использовать её для автоматического и массового создания счетов факту на аванс. Расположена она в меню "Все функции" и выглядит вот так.
Для массового создания счетов-фактур на аванс укажите интервал дат, за который требуется выполнить поиск документов аванса, и нажмите кнопку "Заполнить", а потом "Выполнить". Если какие-то счета-фактуры на аванс уже были созданы, то повторно они создаваться не будут(!), так что эта операция безопасна для уже имеющихся данных!
Видеоурок по способам выставления авансовых счетов-фактур
На видео Вы можете посмотреть примеры различных способов выставить счет-фактуру на аванс в программе 1С Бухгалтерия версии 8.3.
Подведём итоги
Теперь вы знаете как создать счет фактуру на аванс в 1С Бухгалтерии 8. Для создания счетов фактур на аванс я рекомендую использовать ввод на основании.
Подробное рассмотрение данного вопроса включено в учебную программу курса 1С , представленного на сайте.
В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.
Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании
Рассмотрим первый способ как выставить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Во время оформления организацией поступления на расчетный счет используется механизм “на основании” к документу поступления денежных средств и регистрируется авансовый счет-фактура.
Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:
Заполняем реквизиты документа поступления:
- Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
- Плательщик – организация-контрагент;
- Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
- Вх.дата – дата документа контрагента.
Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:
Допустим, в счет аванса по договору с контрагентом по будущей отгрузке товара получено 100 000 руб. После проведения документа получаем проводки:
Теперь на основании сформированного документа поступления денег от контрагента, создадим документ Счет-фактура выданный:
Вид счета-фактуры автоматически установился На аванс. Остается только установить номенклатуру согласно договору:
Проведя документ, получаем движение по бухгалтерскому/налоговому учету и, кроме того, по регистрам 1С 8.3 Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи:
Подробнее о способах автоматического формирования счетов-фактур на аванс, предусмотренных в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:
Способ 2 – использование автоматической обработки
Использование обработки под названием Регистрация счетов-фактур на аванс – это наиболее предпочтительный и удобный способ при большом количестве оформляемых на аванс счетов-фактур в 1С 8.3.
Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:
Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Если используется второй способ регистрации счета-фактуры на аванс, тогда необходимо произвести следующие действия:
- Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
- Выписать счет покупателю;
- На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
- Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.
Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:
На закладке НДС можем выбрать соответствующий учетной политике порядок регистрации счетов-фактур на аванс: будут они зарегистрированы сразу или по истечении срока, или не будут зарегистрированы вовсе:
Какие параметры учетной политики в 1С 8.2 (8.3) необходимо поставить изначально для того, чтобы не было ошибок при формировании счета-фактуры на аванс смотрите в следующем видео:
Следующим шагом будет выписка документа Счет покупателю. Выбираем контрагента, договор с покупателем и перечисляем номенклатуру.
Теперь когда на расчетный счет поступают денежные средства от покупателя, должны указать ранее выписанный Счет покупателю:
Сделаем уточнение по возможностям программы 1С 8.3. В договоре контрагента есть реквизит . Когда товаров по договору много, то можно использовать обобщенное наименование. Тогда в этом случае в документе поступления на расчетный счет не следует указывать счет покупателю:
Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:
Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:
На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:
В открывшейся форме по кнопке Заполнить:
Табличная часть обработки пополниться записями из ранее оформленных поступлений на расчетный счет. Кроме этого, в 1С 8.3 имеется возможность произвести настройки нумерации счетов-фактур на аванс – будет ли единая нумерация или у авансовых счетов-фактур будет устанавливаться префикс “А”. Кнопка Выполнить осуществляет формирование, а также проведение счетов-фактур на аванс:
Из этой же обработки:
имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:
Теперь можем наблюдать результат работы обработки в 1С 8.3. Откроем счет-фактуру на просмотр. Как видно, вид счета-фактуры установился На аванс, а также заполнены остальные реквизиты документа на основании ранее оформленных документов:
Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:
Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:
Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3
Но может возникнуть ситуация, когда покупатель отказывается от договора и ему требуется вернуть перечисленные деньги авансового платежа, а также убрать запись в Книге продаж.
Первое что делаем в 1С 8.3 – это оформляем документ Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Списание:
В проводке субконто счета 62.02 автоматически подставляется предыдущий документ поступления денежных средств:
Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:
Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 несколькими способами.
Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.
Заполняем поля:
Вид операции – оплата от покупателя;
Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;
Плательщик – организация, от которой поступил аванс;
Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;
Все остальные поля заполнять не нужно. Просто проверить.
А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:
В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.
И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка. Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:
Дт90.02.1 - Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;
Дт62.02 - Кт62.01 - зачет аванса покупателя;
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.
Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.
Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:
В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.
Настройка «Нумерация счетов-фактур» - дает возможность выбора из двух вариантов:
Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;
Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).
По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.
После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:
В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:
Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl » выделяете нужные документы и отправляете на печать.
В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.
Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании
Рассмотрим первый способ как выставить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Во время оформления организацией поступления на расчетный счет используется механизм “на основании” к документу поступления денежных средств и регистрируется авансовый счет-фактура.
Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:
Заполняем реквизиты документа поступления:
- Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
- Плательщик – организация-контрагент;
- Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
- Вх.дата – дата документа контрагента.
Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:
Допустим, в счет аванса по договору с контрагентом по будущей отгрузке товара получено 100 000 руб. После проведения документа получаем проводки:
Теперь на основании сформированного документа поступления денег от контрагента, создадим документ Счет-фактура выданный:
Вид счета-фактуры автоматически установился На аванс. Остается только установить номенклатуру согласно договору:
Проведя документ, получаем движение по бухгалтерскому/налоговому учету и, кроме того, по регистрам 1С 8.3 Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи:
Подробнее о способах автоматического формирования счетов-фактур на аванс, предусмотренных в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:
Способ 2 – использование автоматической обработки
Использование обработки под названием Регистрация счетов-фактур на аванс – это наиболее предпочтительный и удобный способ при большом количестве оформляемых на аванс счетов-фактур в 1С 8.3.
Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:
Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Если используется второй способ регистрации счета-фактуры на аванс, тогда необходимо произвести следующие действия:
- Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
- Выписать счет покупателю;
- На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
- Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.
Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:
На закладке НДС можем выбрать соответствующий учетной политике порядок регистрации счетов-фактур на аванс: будут они зарегистрированы сразу или по истечении срока, или не будут зарегистрированы вовсе:
Какие параметры учетной политики в 1С 8.2 (8.3) необходимо поставить изначально для того, чтобы не было ошибок при формировании счета-фактуры на аванс смотрите в следующем видео:
Следующим шагом будет выписка документа Счет покупателю. Выбираем контрагента, договор с покупателем и перечисляем номенклатуру.
Теперь когда на расчетный счет поступают денежные средства от покупателя, должны указать ранее выписанный Счет покупателю:
Сделаем уточнение по возможностям программы 1С 8.3. В договоре контрагента есть реквизит . Когда товаров по договору много, то можно использовать обобщенное наименование. Тогда в этом случае в документе поступления на расчетный счет не следует указывать счет покупателю:
Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:
Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:
На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:
В открывшейся форме по кнопке Заполнить:
Табличная часть обработки пополниться записями из ранее оформленных поступлений на расчетный счет. Кроме этого, в 1С 8.3 имеется возможность произвести настройки нумерации счетов-фактур на аванс – будет ли единая нумерация или у авансовых счетов-фактур будет устанавливаться префикс “А”. Кнопка Выполнить осуществляет формирование, а также проведение счетов-фактур на аванс:
Из этой же обработки:
имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:
Теперь можем наблюдать результат работы обработки в 1С 8.3. Откроем счет-фактуру на просмотр. Как видно, вид счета-фактуры установился На аванс, а также заполнены остальные реквизиты документа на основании ранее оформленных документов:
Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:
Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:
Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3
Но может возникнуть ситуация, когда покупатель отказывается от договора и ему требуется вернуть перечисленные деньги авансового платежа, а также убрать запись в Книге продаж.
Первое что делаем в 1С 8.3 – это оформляем документ Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Списание:
В проводке субконто счета 62.02 автоматически подставляется предыдущий документ поступления денежных средств:
Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:
Получение аванса предприятием, платящим НДС, необходимо на всю полученную выставить счет-фактуру. Программа 1С Бухгалтерия в своей последней версии 8.3 предусматривает возможность автоматизации данного процесса для упрощения ведения учета. От работника требуется всего несколько манипуляций на ПК, чтобы провести генерацию потребного документа.
Необходимо отметить, что представленная ниже инструкция будет актуальна и для работы в более старой версии программы 8.2
Зачисление аванса на счет
Рассмотрим пример, когда на счет организации был перечислен аванс в объеме 100 рублей. Данная операция должна быть отражена через «Поступления на р/с»:
Данная операция проводками будет отражать зачисление поступивших средств на авансовый счет 62.02
Создание счета-фактуры на полученный аванс
Создание документа допускается двумя доступными вариантами, в ручном режиме или системой автоматически.
Ручное создание
Создание в ручном режиме предусматривает переход в документе на аванс по пути «Создать на основании» — «Счет фактура выданный»:
После этого появится форма счета-фактуры
Остается только проверить правильность внесенных данных, после чего нажать на «Провести», после чего соответствующий документ будет сгенерирован в системе.
Автоматическое создание
В случаях, когда организация регулярно работает с авансами и в отчетном периоде их большое количество, ручное составление счетов-фактур на каждый из них не очень удобно. Система предлагает возможность автоматического выполнения работы. Для этого требуется зайти в раздел «Банк и касса», где выбрать из предложенных вариантов «Счета-фактуры на аванс».
После этого пользователю открывается новое окно. При его заполнении необходимо указать организацию и временной интервал, за который формируются документы.
Система автоматически внесет в табличную часть документа все факты счетов-фактур на аванс, которые не были созданы. В нашем случае это единственный платеж в размере 100 рублей.
При необходимости данный перечень может быть откорректирован за счет включения в него новых строк или удаления части существующих. Заполненные сведения стоит проверить на правильность, после чего кликнуть на «Выполнить».
