6 инвентаризация имущества и обязательств организации. Организация инвентаризации имущества. Этапы проведения. Проверка материальных ценностей

20.12.2023

Инвентаризация финансовых обязательств организации, как и любая другая инвентаризация, проводится с целью проверки достоверности данных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Методологические указания (пункт 1.2.) представляют финансовые обязательства предприятий и организаций (независимо от формы собственности и юридического статуса) в следующем виде:

Задолженность перед поставщиками;
Банковские кредиты и займы сторонних лиц (в т.ч. связанных);
Резервы предприятия (независимо от целевого назначения).

Объекты инвентаризации

Объектами инвентаризации являются все пассивы предприятия (за исключением собственного капитала).

Сроки проведения такой инвентаризации (а также порядок и периодичность ее проведения) устанавливаются руководителем предприятия на основании приказа Министерства Финансов РФ от 9.11.2010 года №-142н.

Обязательная инвентаризация обязательств проводится в следующих случаях:

Структурное преобразование (либо ликвидация) предприятия;
Подготовка отчетности (квартал, год);
Смена ответственных лиц.

У практикующих бухгалтеров принято разделять инвентаризацию финансовых обязательств на два блока:

Инвентаризация расчетов;
Инвентаризация резервов.

Инвентаризация расчетов

При проведении проверки достоверности отраженной в бухучете информации о расчетах с кредиторами детальной сверке подлежат следующие расчеты:

С поставщиками и покупателями (по полученным авансам) Счета 60,62;
По банковским кредитам и займам. Счета 66,67;
Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондам (в т.ч. по страховым взносам). Счета 68,69;
Расчеты с сотрудниками и подотчетными лицами по выплатам и начислениям. Счета 70, 71, 73;
Прочими кредиторами. Счет 76.

Самым простым (в методологическом, но не техническом плане) инструментом проверки актуальности и достоверности данных о долгах компании за отгруженные ей товары и предоставленные услуги является составление и подписание актов сверки с каждым контрагентом. В Методологических Указаниях предлагается образец такого акта, но он не является нормативным и может составляться предприятием в произвольной форме.

Проводя инвентаризацию расчетов на крупном предприятии имеет смысл определить нижнюю границу инвентаризируемых задолженностей и указать ее в приказе об инвентаризации. Такой подход значительно снизит объем выполняемой работы. При этом качество проведенной инвентаризации практически не пострадает — “правило Парето” никто не отменял.

Результаты проведенной инвентаризации фиксируются в нормативных регистрах. Сначала итоги сверок с каждым кредитором заносятся в справку, которая является приложением к акту по форме ИНВ-17 (Приложение У). В этой справке указываются:

Реквизиты каждого кредитора организации;
Причина и период возникновения задолженности;
Сумма задолженности.

На основании такой справки, составляется инвентаризационный акт по поставщикам и прочим кредиторам по форме ИНВ-17.

Результатом инвентаризации нередко становится списание кредиторской задолженности. Такие списания (точнее, их правомочность) становятся объектами обязательной проверки в ходе последующих инвентаризаций. Это особенно важно на крупных многопрофильных предприятиях, для которых неотфактурованные поступления сырья и материалов являются едва ли не повседневным делом.

Расчеты по кредитам

Инвентаризация расчетов по займам и кредитам включает в себя проверку всех источников заемных средств в разрезе каждого кредитора и каждого договора. Очень важным является правильное разделение (и, соответственно, правильное отражение в регистрах учета) краткосрочных (срок погашения до календарного года) и долгосрочных (срок погашения более года) кредитов и займов.

Также кредиты и займы должны быть ранжированы по степени обеспечения и его виду. Желательно чтобы учетные регистры кредитов, в обеспечение которых передавалось в залог имущество предприятия, содержали информацию о таком имуществе.

Учет задолженности по эмитированным облигациям должен вестись отдельно в разрезе кредиторов, в списке которых должны разделяться физические и юридические лица.

Займы и кредиты, по которым были нарушены сроки погашения, отражаются в инвентаризационной ведомости отдельно.

Кроме этого процедура инвентаризации предусматривает детальную проверку своевременности и правильности начисления и выплаты процентов.

Расчеты с бюджетом

Сверка расчетов по налогам и другим платежам в бюджет и внебюджетные фонды ничем не отличается от инвентаризации расчетов с поставщиками. В обоих случаях конечной целью является проверка правильности отражения в учете суммы, даты возникновения и причины возникновения задолженности.

В ходе инвентаризации расчетов по налогам проверяется также правильность начисления налогов и своевременность подачи соответствующих отчетов в налоговые органы.

Очень важно ранжировать задолженность по налогам на текущую (срок оплаты не наступил) и просроченную. Пени и штрафы необходимо учитывать отдельно.

Расчеты с персоналом

Инвентаризация расчетов по заработной плате проводится в разрезе начислений и выплат. Как, правило, эти расчеты инвентаризируются параллельно с вышеупомянутой инвентаризацией расчетов по налогам и взносам во внебюджетные фонды. Сверка проводится по каждому сотруднику.

Суммы, выданные в подотчёт, инвентаризируются по каждому отдельному подотчетному и лицу и каждой отдельной сумма, полученной такими лицами. В ходе такой инвентаризации проверяется не только правильность выплат и своевременность предоставления отчетов по использованию подотчетных средств. При сверке также проверяется правомочность использования сумм, источники финансирования и целевое назначение использованных средств.

По результатам всех перечисленных инвентаризаций составляются акты и ведомости. При необходимости, как в случае инвентаризации кредиторской задолженности, составляются карточки по каждому инвентаризируемому объекту.

Все эти документы оформляются согласно стандартам и подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Внутрихозяйственные расходы

На малых и средних предприятиях счет бухгалтерского учета №79 особой “популярностью” не пользуется и внутрихозяйственные расходы на таких предприятиях не инвентаризируются из-за отсутствия таковых.

Но на крупных многопрофильных предприятиях (холдингах, корпорациях) этот вид расчетов требует пристального внимания.

В ходе инвентаризации внутрихозяйственных расчетов проверяются следующие операции:

Расчеты по выделенному имуществу;
Расчеты по взаимному отпуску материальных ценностей;
Расчеты по продаже продукции, работ, услуг,
Расчеты по передаче расходов по обще управленческой деятельности, по оплате труда работникам подразделений и т.п.

Это обобщенный перечень. На каждом предприятии он может претерпевать существенные изменения т.к. перечень внутрихозяйственных операций очень вариативен и устанавливается согласно структуре и внутренней учетной политике предприятия.

В рамках данной инвентаризации каждое подразделение должно рассматриваться как отдельное предприятие. Результаты должны быть оформлены так же, как оформляются результаты инвентаризации по расчетам с кредиторами, описанные выше.

Инвентаризация резервов

Согласно действующего федерального налогового законодательства и стандартов бухгалтерского учета предприятия могут создавать резервы, которые могут отражаться как в пассивах, так и в активах предприятия. Как правило, резервы имеют четкое целевое назначение и формируются с определенных источников. Эти цели и источники определяются учетной политикой предприятия. Наиболее популярными (используемыми практически всеми субъектами хозяйствования являются:

Резерв отпусков;
Резервы сомнительной дебиторской задолженности;
Расходы и доходы будущих периодов.

В процессе проведения инвентаризации резервов в первую очередь проверяется обоснованность их создания и соответствие задекларированным в учетной политике целям и задачам.

Основным способом бухгалтерского наблюдения является документация, но она не исключает возможности расхождения учетных записей и фактических остатков.

Определение 1

Инвентаризация (от лат. inventarium –опись имущества) – это сверка фактического наличия имущества, кредиторской задолженности предприятия с данными бухгалтерского учета. Данный способ это единственная возможность выявить не подтвержденные документально и не отраженные в учета хозяйственные операции (или их результат). Первичные документы несут информацию, а инвентаризация подтверждает правильность и полноту отражения в учете.

Правила проведения инвентаризации определены приказом Минфина.

Порядок проведения, количество, объем инвентаризаций устанавливается руководителем, кроме случаев обязательного проведения инвентаризаций.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже
перед составлением годовой отчетности
при смене материально ответственных лиц
при выявлении фактов порчи или хищения
в случае стихийного бедствия, аварии, пожара, наводнения и т.д.
при ликвидации предприятия, перед составление ликвидационного баланса
в ряде случает при коллективной ответственности.

Цели инвентаризации

проверка правильности данных текущего учета, выявления отклонений;

отражение неучтенных операций;

контроль по сохранности имущества;

контроль за расчетами;

проверка условий хранения товара;

выявление устаревших товаров, оборудования;

проверка принципов материальной ответственности;

проверка состояния учета и организация движения запасов товаров;

проверка отражения всех операций в учете.

Виды инвентаризаций

по объему – полная или частичная. Полная – проводится перед составлением годового отчета, аудиторской проверке. В нее включаются все материальные ценности, денежные средства, расчеты. В полную инвентаризацию включается и то, что числиться на забалансовых счетах. При частичной - в ходе инвентаризации охватывается только часть средств.

по методу проведения – выборочная или сплошная. Инвентаризация каждого материально-ответственного лица проводится выборочной инвентаризацией. Сплошная – одновременно по всем подразделениям предприятия.

по назначению – плановая, повторная, внеплановая, контрольная. Руководителем предприятия утверждается график проведения плановых инвентаризаций, он не подлежит разглашению. Внеплановая проводится в ряде случаев, при необходимости. Повторная назначается если есть сомнения об итогах первичной инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

На предприятии создается комиссия, которая действует постоянно. Персональный состав утверждает руководитель. В нее входят представители от администрации, бухгалтерии, другие специалист. Отсутствие любого члена комиссии служит причиной признания инвентаризации недействительной. Фактическое наличие определяется путем пересчета, взвешивания, измерения. Проверка происходит при участии материально ответственных лиц. Документальное оформление инвентаризации.

Руководитель предприятия излает приказ о проведении инвентаризации. Фактическое наличие и учетные данные оформляются инвентаризационной описью или актом в двух или более экземплярах.

Проведение инвентаризации основных средств, денежных средств, товарно-материальных ценностей, бланков строгой отчетности, расчетов имеет свои особенности.

На те объекты, на которые выявлены отклонения, составляются сличительные ведомости. В них получают отражение итоги инвентаризации, расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета. Суммы недостачи или излишка указываются по их стоимости в бухгалтерском учете. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности за тот месяц, когда инвентаризация была закончена, по годовой – в годовом бухгалтерском балансе.

Выявленные в ходе инвентаризации отклонения регистрируются:

излишки – оприходуются и зачисляются на финансовый результат предприятия,

недостача – списывается по распоряжению руководителя, на затраты (в пределах нормы), за счет материально-ответственных лиц.

Пример корреспонденции счетов по результатам инвентаризации

Дт 10 «Материалы» – Кт 91 «Прочие доходы и расходы» - сумма излишков Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 10 «Материалы» - сумма недостачи По решению руководителя сумма в пределах нормы списывается на издержки основного производства. Дт 20 «Основное производство» - Кт 23 «Вспомогательное производство» - сумма в пределах нормы

Недостача сверх нормы относится на материально-ответственных лиц:

Дт 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

И финансовых обязательств организации осуществляется, как правило, перед сдачей отчетности по итогам года. Эта процедура имеет ряд особенностей. Рассмотрим их в статье.

Общие сведения

Проведение инвентаризации имущества организации представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости материальных ценностей. Информация о них содержится в соответствующей документации. На предприятии предусматривается специальный отдел, ведущий бухгалтерский учет. Инвентаризации имущества организации предшествует издание соответствующего приказа. В этом документе указываются основания для осуществления этой процедуры, назначается комиссия. В приказе также указываются сроки на выполнение работ. Инвентаризации имущества организации могут осуществляться как планово, так и внепланово.

Задачи

Инвентаризация имущества организации необходима:

Для установления фактического наличия материальных ценностей.
Сравнения полученных данных со сведениями бухгалтерской отчетности.
Выявления некондиционных ресурсов, формирования мотивированных заключений, подготовки документации для их списания или уценки. При осуществлении этих процедур могут привлекаться необходимые специалисты и компетентные структуры.
Определения виновных при обнаружении излишков, недостач, порчи имущества.
Проверки полноты и достоверности отображения имущества и обязательств, соблюдения контрагентами договорных сроков, применения мер по взысканию и погашению задолженностей, списанию их по окончании срока давности.

Классификация

Существуют различные виды инвентаризации имущества и обязательств организации. Например, процедуры могут быть частичными, выборочными, полными, периодическими. Между тем проверить достоверность и полноту отчетности, выявить, насколько содержание данных и соответствует фактическому положению дел, позволяет сплошная инвентаризация имущества организации. Она является обязательной в соответствии с п. 7 инструкции, регламентирующей правила составления и представления итоговых (месячных, квартальных, годовых) показателей. Инвентаризация имущества организации, оформление ее результатов осуществляются в соответствии с методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина № 49 от 13.06.1995 г.

Общие правила

Организация инвентаризации имущества осуществляется в отношении материальных ценностей, вне зависимости от места их расположения. Процедура распространяется на производственные запасы и прочие которые не принадлежат предприятию, но находятся на хранении, в аренде, получены для переработки и пр. Инвентаризация проводится и в отношении неучтенного имущества. Ревизия осуществляется по месту нахождения материальных ценностей. Это может быть цех, мастерская, производственный участок, лаборатория и так далее. Порядок проведения инвентаризации имущества организации включает в себя следующие стадии:

Издание приказа.
Проверка и опись.
Документальное оформление.
Сопоставление данных.
Составление заключения.

Приказ

Он должен быть принят заблаговременно, чтобы организация инвентаризации имущества не стала для сотрудников и ответственных лиц неожиданностью и они смогли бы к ней подготовиться. В приказе указывается состав комиссии, ее председатель, объекты, в отношении которых будет осуществляться ревизия, ее сроки. Документ можно составить по форме, приведенной в методических указаниях. Приказ регистрируется в книге контроля.

Комиссия

В качестве ее членов могут выступать административные работники, бухгалтеры, прочие специалисты, которые имеют соответствующую компетенцию и профессиональные навыки для оценки состояния обязательств и имущества предприятия. Не допускается включение в состав комиссии материально ответственных лиц. В случае отсутствия хотя бы одного из назначенных членов результаты ревизии могут быть признаны недействительными. Это особенно актуально в случаях, когда организация инвентаризации имущества направлена на выявление виновных в краже, порче материальных ценностей, проверка осуществляется при смене материально-ответственных лиц, а также при передаче заключения в суд.

При большом количестве объектов проверки могут формироваться рабочие комиссии. Они находятся в подчинении председателя постоянно действующей основной группы ревизоров. В задачи рабочих комиссий входит не только проверка состояния и наличия материальных ценностей. Они вправе вносить предложения по улучшению контроля, хранения, приемки, отпуска имущества.

Сдача материалов

Организация инвентаризации имущества предполагает определение остатков материальных ценностей и существующих задолженностей по документам. Для этого члены ревизионной комиссии изучают все приходно-расходные ведомости, отчеты о движении объектов и средств. Председателем визируются все документы, которые приложены к реестрам. При этом делается отметка с указанием даты инвентаризации. Это выступает в качестве основания для определения бухгалтерией остатков материальных ценностей к началу процедуры.

Важный момент

Перед тем как провести инвентаризацию имущества организации, материально-ответственные служащие представляют расписки в том, что вся расходно-приходная документация сдана в бухгалтерию либо передана комиссии, а также что все поступившие объекты были оприходованы, а выбывшие - списаны. Такие же бумаги составляют лица, которые имеют подотчетные суммы либо доверенности на приобретение/получение материальных ценностей. Проверку фактического наличия имущества выполняют при обязательном присутствии ответственных служащих. В случае их смены принявшие лица расписываются в описи о получении. На момент проверки все операции с объектами прекращаются. В случае поступления материальных ценностей в процессе ревизии их размещают отдельно и составляют на них опись. Если инвентаризация проводится несколько дней, помещения с имуществом опечатываются.

Проверка материальных ценностей

Как правило, она выполняется сплошным методом. Он предполагает пересчет абсолютно всех ценностей. Данный процесс достаточно трудоемок. В правилах проведения инвентаризации допускается применение упрощенных методов проверки только в исключительных случаях. К примеру, такие способы разрешены при ревизии товаров и материалов, находящихся в неповрежденной таре поставщика. В этом случае количество объектов может устанавливаться на основании сопроводительной документации при обязательной ревизии в натуре. В случае если по результатам выборочной проверки будет выявлено расхождение между показателями, отраженными в маркировке либо спецификации поставщиков, и фактическим наличием ценностей, комиссия обязана осуществить сплошную (полную) инвентаризацию.

Ревизия задолженностей

Инвентаризация обязательств предприятия представляет собой сверку данных по расчетам с заказчиками/подрядчиками. В ходе ревизии проверяется обоснованность возникновения задолженностей (наличие первичной документации), правильность расчетов и формирования конечного остатка на дату осуществления процедуры. В случае необходимости комиссия вправе запросить Его данные сравниваются с информацией из бухгалтерского учета предприятия.

Составление описей и актов

В инструкции № 25н (приложение 3) предусматриваются отдельные формы документов для каждого объекта ревизии. Бланки описей предприятие вправе разработать и самостоятельно. В этом случае в формах могут присутствовать дополнительные реквизиты и величины, в которых учитывается специфика отражения информации по материальным ценностям и особенности их хранения. Однако в любом случае на таких бланках должны быть показатели, установленные приложением 3. В акты и описи инвентаризации вносятся данные по фактическому наличию имущества и реально принятых на учет обязательств. За обеспечение полноты и точности внесения информации отвечает ревизионная комиссия. Каждая опись составляется как минимум в 2 экземплярах.

Специфика заполнения

Названия объектов инвентаризации указываются в соответствии с номенклатурой и в единицах, принятых в учете. На каждом листе указывается количество ценностей (прописью) и общее число в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких величинах (килограммах, штуках, метрах и пр.) они показаны. При допущении ошибок их исправление осуществляется во всех экземплярах путем зачеркивания неверных записей и проставления правильных сверху. При этом ставятся подписи членов комиссии и материально ответственных лиц. Не допускается оставлять в описях незаполненные графы. Пустые строки на последних страницах перечеркиваются. Отдельные описи должны составляться на имущество, которое находится в аренде, на ответственном хранении либо получено для переработки. Один экземпляр документа подлежит отправке собственнику материальных ценностей. На последней странице делается отметка о проверке таксировки, цен и подсчета результатов. Она удостоверяется всеми членами комиссии и материально ответственными сотрудниками. После проведения процедуры последние дают расписку в том, что проверка была проведена в их присутствии, у них нет претензий к ревизорам и они приняли имущество на ответственное хранение.

Сопоставление данных

Акты и описи, подписанные членами ревизионной комиссии, передаются бухгалтерии. В ней проверяется правильность оформления и подсчетов, осуществляется сравнение фактических данных с показателями отчетности. В случае выявления отклонений составляется ведомость расхождений по форме 0504092. В этом документе должны быть отражены следующие сведения:

Недостача в пределах и свыше нормированных величин естественной убыли в стоимостном и количественном выражении.
Рыночная цена объекта, разница между ней и балансовой стоимостью.
Излишки в стоимостном и количественном выражении.

Количество экземпляров ведомости - не меньше 2. При сравнении показателей следует принимать во внимание пересортицу ценностей, суммовые разницы, возникшие в результате нее. Кроме этого, следует списать потери в пределах нормированных величин естественной убыли. Результаты ревизии фиксируются в Для каждого типа материальных ценностей заполняются отдельные формы.

Документы

В процессе инвентаризации используются описи:

Ответственность

Сведения бухгалтерской отчетной документации могут признаваться недостоверными, если инвентаризация была проведена не по правилам или ее результаты были задокументированы с нарушениями требований. Это обнаруживается, например, в случаях, когда предприятие решит наложить взыскание на материально-ответственного сотрудника через суд. В качестве обоснования своей позиции организации придется представить уполномоченной инстанции инвентаризационные документы.

В соответствии с общим правилом инспекция ФНС не может наложить на предприятие штраф за то, что им не была осуществлена ревизия, несмотря на существующую обязанность. В законодательстве вообще не установлено никаких санкций за непроведение инвентаризационных мероприятий. Предприятия должны понимать важность и необходимость осуществления этой процедуры. Ведь именно по результатам инвентаризации формируется достоверное представление о состоянии своего имущества и существующих задолженностей.

Инвентаризация имущества организации, а также ее финансовых обязательств является необходимым (а в некоторых случаях и обязательным) мероприятием, проводимым в целях фактического контроля за сохранением имущественных средств и учета обязательств. Подробнее о процедуре инвентаризации расскажем в нашей статье.

Инвентаризация имущества и обязательств организации (общие положения)

Инвентаризация представляет собой совокупность проверочных мероприятий, проводимых с целью установления комплектности имущественных объектов и состояния финансовых обязательств компании по состоянию на определенную дату путем сравнения фактических сведений с данными бухгалтерского учета.

Нормативную базу, регулирующую инвентаризационные мероприятия, составляют:

Методические указания по инвентаризации имущества и финобязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).
Положение по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение).

К основным целям инвентаризационного учета относятся:

определение фактического наличия имущества;
контроль соответствия имеющегося у организации имущества сведениям бухучета;
контроль отражения обязательств и имущества на учете.

К задачам, выполняемым в процессе инвентаризационных мероприятий для достижения указанных целей, относятся:

контроль соблюдения условий хранения имущественных ценностей и денег, норм эксплуатации машинных и иных механизмов;
выявление некачественных или утративших свои полезные свойства имущественных ценностей;
обнаружение неиспользуемого имущества и/или ценностей, превышающих свои заявленные нормативы;
контроль адекватности учета имущественного комплекса, обязательств, средств, расходов и прочих статей баланса.

Задачи, указанные выше, могут стать этапами в процессе проведения инвентаризационных мероприятий.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризацию имущества организации можно разделить на виды по различным основаниям:

Так, по составу инвентаризуемого имущественного комплекса инвентаризация может быть:

полной (в отношении всего имущества);
частичной (в отношении определенной группы имущественных объектов).

По периодичности проведения:

плановой;
внеплановой.

По виду проверочных мероприятий:

натуральной (проводится простым подсчетом объектов проверки);
документальной (осуществляется через сверку документации).

Согласно п. 27 Положения, обязательные инвентаризационные мероприятия должны быть проведены:

при осуществлении передачи имущества в аренду, в случае выкупа, продажи, реорганизации государственного или муниципального предприятия;
в преддверии формирования годового бухгалтерского отчета, за исключением имущественных объектов, пересчет которых проводился с 1 октября отчетного года;
при смене материально ответственных сотрудников;
при обнаружении недостачи или порчи имущественных объектов;
в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями (пожара, наводнения и т. п.);
при проведении реорганизационных или ликвидационных мероприятий в фирме;
в иных законодательно предусмотренных случаях.

Инвентаризация имущества организации — процедура

Процедура проведения инвентаризационных мероприятий включает в себя следующие этапы:

Предварительный. Этот этап включает в себя подготовительные действия, в число которых входят:

оформление приказа на проведение инвентаризации;
создание инвентаризационной комиссии;
определение периодов осуществления инвентаризационных мероприятий и комплекса проверяемого имущества;
сбор документации от материально ответственных сотрудников.

Непосредственное осуществление инвентаризации имущества организации, заключающееся в измерениях проверяемых вещей, в том числе:

взвешивании;
обмеривании;
подсчете.

Кроме того, в рамках этого этапа составляются инвентаризационные описи.

Сравнительный, в процессе которого происходит сверка показателей инвентаризационных описей со сведениями бухгалтерского учета. Сверка позволяет:

выявить расхождения и пересортицу;
определить причины несоответствия данных.

Итоговый, который включает:

документирование результатов инвентаризационного мероприятия;
приведение в соответствие с инвентаризационными итогами данных бухгалтерского учета;
привлечение виновных к ответственности.

Инвентаризационная комиссия

Согласно п. 2.2 Методических указаний, инвентаризационная процедура проводится специальной комиссией. При этом при значительном объеме проверяемого имущественного комплекса и обязательств возможно создание рабочих инвентаризационных комиссий. Если же объем невелик и на предприятии имеется ревизионная комиссия, возможно делегирование инвентаризационных полномочий ей.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. При этом в состав должны быть включены (п. 2.3 Методических указаний):

делегаты от администрации предприятия;
сотрудники бухгалтерии;
прочие специалисты (экономисты, инженеры и т. д.).

Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены:

Не знаете свои права?

специалисты службы внутреннего аудита;
представители независимого аудитора.

Проведение инвентаризационных мероприятий требует полного укомплектования комиссии в соответствии с утвердившим ее состав приказом. В ином случае отсутствие даже одного из указанных в приказе лиц является основанием для признания инвентаризационных итогов недействительными.

Проведение указанных процедур предваряет сдача последних на момент ревизии приходных, расходных документов и отчетов о движении мат. ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссии. Председатель визирует указанные документы с припиской «До инвентаризации на (указывается дата)».

Документы, оформляемые при инвентаризации имущества

Оформляется инвентаризационная процедура посредством составления комплекта документов, который включает:

Приказ руководства компании. Этот документ инициирует инвентаризационные мероприятия и должен содержать сведения:

о составе инвентаризационной комиссии;
датах осуществления инвентаризации;
комплектности инвентаризуемого имущества и обязательств;
порядке и сроках документирования итогов инвентаризации.

С 01.01.2013 предприятия могут утверждать собственную форму рассматриваемого приказа. Для образца целесообразно пользоваться формой № ИНВ-22, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Инвентаризационные описи, которые используются для внесения данных расчетов непосредственно в момент проведения инвентаризационных действий. Опись заполняется как минимум в 2 экземплярах (вручную либо на компьютере) по форме, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 или установленной в организации.

Исправления в описи не допускаются, поэтому при необходимости исправить ошибку следует зачеркнуть неверные данные и сверху написать правильные значения. Все правки оговариваются в документации и подписываются членами комиссии, а также материально ответственными сотрудниками. Если правки были внесены иным способом, необходимо или скорректировать исправления так, как описано выше, либо переписать опись. Помимо исправлений она не должна содержать пустых граф, поэтому все пустые строки прочеркиваются.

Подписывается опись членами комиссии и материально ответственными сотрудниками, которые помимо подписи оставляют в документе расписку о том, что проверка проведена в их присутствии и претензий к комиссии нет.

Документирование итогов инвентаризации

Результаты инвентаризационных мероприятий также облекаются в документальную форму. По итогам инвентаризации имущества организации формируется следующий комплект документов:

Сличительная ведомость — документация, в которой фиксируются расхождения между фактическим наличием инвентаризируемых средств и данными бухучета. Сличительная ведомость составляется в 2 экземплярах по форме, утвержденной в конкретной организации.

В документе должны быть присутствовать:

реквизиты документа (номер и дата составления);
реквизиты приказа о назначении инвентаризации;
указание периода проведения мероприятий;
краткая характеристика проверяемого имущества;
результаты инвентаризации (излишки или недостача, количество, стоимость);
подписи уполномоченных лиц (директора, бухгалтера, мат. ответственных сотрудников).

Протокол инвентаризационной комиссии, который составляется по результатам заседания. Заседание проводится после фактически проведенных мероприятий по ревизии имущества и включает:

анализ выявленных расхождений;
установление причин несоответствия фактического и учтенного количества имущества и виновных лиц;
принятие решения по редактированию бухгалтерских показателей.

Инвентаризационные итоги утверждаются приказом руководителя предприятия, в котором даются указания по нивелированию выявленных недочетов. Итоговый приказ по инвентаризации является основанием для корректировки данных бухгалтерского учета.

Когда проводят инвентаризацию обязательств организации?

В периодической сверке нуждаются не только имущественные/вещественные объекты предприятия, но и корректность отраженных на счетах бухгалтерского учета сумм. Для этого проводят инвентаризацию финансовых обязательств.

Периодичность ревизии финобязательств в целом совпадает с периодичностью проведения инвентаризационных мероприятий в отношении имущественных объектов, то есть проводится в дни, установленные либо законодательством, либо внутренними документами организации. При этом проведение финансовой инвентаризации по основаниям, определенным в нормативных актах, является обязательным.

В отношении автономных или бюджетных учреждений помимо общих оснований (к примеру, при реорганизации предприятия или замене мат. ответственных работников) установлена обязательная периодичность ревизии финобязательств — 1 раз в квартал (п. 69 инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н от 25.03.2011).

Процедура инвентаризации финобязательств включает в себя следующие мероприятия:

Проверку расчетов с кредиторами-организациями, которая состоит в оценке обоснованности учтенных на балансе сумм и документальной проверке верности расчетов с кредитными организациями.
Сверку расчетов по бюджетным выплатам.
Сверочные мероприятия с контрагентами. В частности, проверен должен быть счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по проплаченным поставкам, находящимся в дороге, и незадокументированным поставкам. Сверка производится по документации в согласовании с корсчетами.
Инвентаризацию авансовых отчетов по их целевому использованию и каждому подотчетному лицу.
Ревизию задолженности сотрудникам со стороны предприятия, в процессе которой могут быть выявлены недоплаченная заработная плата и переплаты работникам.
Проверку расчетов с членами трудового коллектива по иным обязательствам (займам, кредитам, недостачам, браку и т. д.).
Общую ревизию финобязательств предприятия в отношении всех дебиторов и кредиторов, в которую входят сведения по каждому субъекту по расчетам:

по страхованию имущества;
страхованию личности;
страхованию рисков в предпринимательстве и гражданской ответственности;
претензионным расчетам;
договорным выплатам (аренде, комиссии, цессии и т. д.).

Проверка осуществляется через акты сверок.

Как оформляется инвентаризация обязательств?

Оформляется инвентаризация обязательств, так же как и инвентаризация имущественного комплекса, путем издания приказа и заполнения инвентаризационных описей.

При этом в описи должны получить отражение следующие сведения:

общий долг (в основной части с процентами);
размер неоплаченных процентов, штрафов, пеней;
долговые обязательства (как имеющие подтверждение, так и не имеющие его);
просроченную задолженность.

Опись расчетов с контрагентами должна включать:

информацию о задолженности организации;
данные контрагентов;
размеры долгов, разбитые по различным основаниям;
долги с истекшим сроком давности;
подтвержденную и неподтвержденную задолженность.

Описи подписываются всеми членами комиссии и председателем.

Таким образом, инвентаризация имущественного комплекса и инвентаризация финансовых обязательств предприятия представляют собой очень схожие во многом процессы. Однако эти мероприятия имеют и отличительные моменты — в основном не по процедуре, а по форме документирования результатов, связанной с особенностями инвентаризуемого объекта. Эти нюансы следует учитывать при проведении и оформлении ревизии.

Имущество любой организации или предприятия должно подвергаться периодическому учету и контролю , который обеспечивается благодаря систематическому проведению инвентаризаций, какие могут иметь плановый или внеплановый характер.

Осуществление пересчетов проходит в соответствии с законодательными нормами, а также внутренней политикой организации и ее руководства, которые могут устанавливать отличные сроки проверок количественного и качественного состояния имущества.

Нормативная регламентация

Инвентаризация выражается в особом способе контроля за сохранностью материальных ценностей и средств организации, а также правильностью их отражения в бухгалтерском учете. Основными нормативными актами, в соответствии с которыми проводится инвентаризация, являются следующие:

Приказ Минфина РФ №49 , который определяет порядок проведения инвентаризаций и оформления полученных результатов;
Приказ Минфина РФ №34н , утверждающий положение о ведении бухгалтерского учета на предприятиях и организациях Российской Федерации, в частности, содержащий порядок учета результатов инвентаризации и их оформления.

Основной задачей, решаемой проведением инвентаризации, является выявление фактического наличия того имущества, которое числится на балансе организации и сравнения ее с показателями, какие являются действительными.

Виды инвентаризации имущества и цели

Целями, для которых проводится инвентаризация, являются:

Определение фактического наличия средств, имущества представленного материальными объектами, ценными бумагами, денежными средствами, которые имеют непосредственное отношение к предприятию и организации.
Выявление тех объектов, какие могли частично или полностью потерять свое качество и относительно которых имеется необходимость в переоценке.
Выявление числящихся ценностей, которые некоторое время не используются для выполнения с ними определенных действий рабочего порядка.
Проверка действующих условий хранения имеющихся ценностей.
Определение реальной стоимости тех объектов, которые числятся на балансе.

По действующей классификации различают четыре основных вида проводимой инвентаризации :

Частичная , которая проводится для каждого объекта с периодичностью один раз за календарный год. Такая инвентаризация не требует особых затрат времени и не препятствует течению рабочего процесса.
Периодическая , проводимая в определенные сроки, причем ее объем зависит от вида ценностей, которые подвергаются пересчету и их характера.
Полная , которая заключается в проверке всех материальных ценностей организации.
Выборочная , которая проводится на отдельных участках или затрагивает ответственность отдельных лиц, под чьим ведением находится хранение ценностей.

Составление приказа

Проведение инвентаризации осуществляется только на основании приказа непосредственного руководителя организации , которая может оформляться в форме распоряжения, постановления или прочих актов.

В таком поручении указывают сроки осуществления пересчета, причины, по каким она назначена, состав комиссии, которая будет его проводить, а также непосредственный объем и наименование имущества, что необходимо проверить. В частности, форма такого издаваемого распоряжения может быть в типовой форме ИНВ-22 .

Для проведения инвентаризации в организации или на предприятии создается постоянно действующая комиссия , которая осуществляет всю необходимую деятельность относительно организации подготовки пересчета, непосредственного проведения и фиксации имеющихся результатов.

Такая комиссия может частично привлекаться для проведения межинвентаризационных проверок по общему контролю за сохранностью ценностей в процессе работы. В том случае, если в организации существует отдельная инвентаризационная комиссия, она привлекается для проведения любых пересчетов, при этом дополнительная в таких ситуациях не создается.

Кроме прочих действий такая комиссия может по результатам инвентаризации вносить определенные предложения по урегулированию ситуаций относительно выявленных недостач или пересортицы, которая будет иметь место после проведения пересчета.

Этапы подготовки

Подготовка к инвентаризации включает в себя следующие этапы :

Принятие решения о проведении инвентаризации.
Оповещение сотрудников и руководства, непосредственно занятых в проведении пересчета или причастных к нему.
Получение комиссией документации, которая относится к инвентаризуемому имуществу.
Проверка проведения всей документации на день инвентаризации относительно полученных или списанных ТМЦ и прочих движений, которые могут повлиять на результаты пересчета.
Проверка технических средств, при помощи которых будет производиться пересчет ТМЦ.

Порядок проведения и сроки

Порядок проведения пересчета и сроки ее осуществления определяются руководителем организации . Именно он устанавливает, сколько раз за отчетный период (который обычно составляет один год) будут проводиться плановые мероприятия такого рода.

Причем заранее установленный порядок пересчета должен быть утвержденным в учетной политике организации. В большинстве случаев проведение назначают на 1 число любого месяца – это связано с тем, что именно на эту дату осуществляется выведение сальдо по счетам бухгалтерского учета и данные для проведения инвентаризации не требуют дополнительного формирования или составления.

Если будет выбрана другая дата, то дополнительно потребуется расчет на день инвентаризации итогов оборота сальдо по тем счетам, на которых учитываются ТМЦ, подвергаемые пересчету.

Кроме плановых пересчетов, проводимых в заранее установленные даты, могут осуществляться и внеплановые. Так, они могут проводиться в следующих ситуациях :

При смене материально ответственного руководства, на которых числятся определенные ТМЦ.
Для внезапной проверки недавно принятых на работу материально ответственных лиц.
При определенных происшествиях, которые повлекли за собой повреждение ТМЦ (пожар, наводнение и т.д.).
При образовании запасов ТМЦ, когда их величина превышает установленную норму.
Если в организации установлены факты нарушения действующих правил приемки товара, его реализации или хранения.

Полученные в результате проведения инвентаризации сведения о реальном количестве ценностей, числящихся на балансе организации, заносят в соответствующие инвентаризационные описи или акты , причем такие документы должны обязательно оформляться в двух оригинальных экземплярах.

На каждой странице указывается общее количество позиций номенклатуры, которое в нем указано, а также общий итог, выражающий их количество. Запрещено в такой документации оставлять пустые строки, допускать ошибки или помарки.

Ведомости подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также тем лицом, которое несет материальную ответственность за пересчитываемые ценности.

Сличительные и итоговые ведомости

В результате проведенной инвентаризации формируют итоговую ведомость , которая будет содержать результаты пересчета, как правило, для этого используют форму ИНВ-26 . В сличительных и итоговых ведомостях выявленные излишки и недостачи выражают в следующей форме :

Излишек выявленных ценностей приходуется по рыночной стоимости непосредственно на дату проведения пересчета и полученная сумма подлежит зачислению по финансовым результатам , если организация коммерческого характера, или на увеличение доходов, если характер единицы хозяйствования некоммерческий.
Выявленная недостача ТМЦ или порча имущества в допустимых пределах норм естественной убыли относится к издержкам производства. Если же имеет место порча сверх норм, то списание может осуществляться за счет виновных лиц, несущих ответственность за их хранение.

В зависимости от характера организации и рода деятельности в некоторых ситуациях допускается отражать в сличительных ведомостях взаимный зачет имеющихся излишков и выявленных недостач пересортицей.

О порядке проведения инвентаризации есть на данном видео.