ما هي المحاسبة الأولية؟ كيف تعمل المحاسبة الأولية؟ طرق تصحيح القيود الخاطئة في السجلات المحاسبية

1. تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بوثيقة محاسبية أولية. لا يجوز قبول المستندات المحاسبية التي توثق وقائع الحياة الاقتصادية التي لم تحدث، بما في ذلك تلك التي تقوم عليها المعاملات الوهمية والوهمية.

2. التفاصيل الإلزامية للوثيقة المحاسبية الأولية هي:

1) اسم الوثيقة؛

2) تاريخ إعداد الوثيقة؛

3) اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بإعداد الوثيقة.

5) قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛

6) اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن تنفيذ الحدث؛

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

7) توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الباب، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو أي تفاصيل أخرى ضرورية للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

3. يجب إعداد الوثيقة المحاسبية الأولية عند ارتكاب إحدى حقائق الحياة الاقتصادية، وإذا لم يكن ذلك ممكناً، ففور اكتمالها. يضمن الشخص المسؤول عن تسجيل واقع الحياة الاقتصادية نقل المستندات المحاسبية الأولية في الوقت المناسب لتسجيل البيانات الواردة فيها في السجلات محاسبة، فضلا عن موثوقية هذه البيانات. الشخص المكلف بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والشخص الذي تم إبرام اتفاقية معه لتقديم الخدمات المحاسبية ليس مسؤولاً عن امتثال المستندات المحاسبية الأولية التي جمعها أشخاص آخرون مع الحقائق المكتملة للحياة الاقتصادية. متطلبات كتابية من كبير المحاسبين أو مسؤول آخر مكلف بالمحاسبة أو الشخص الذي تم إبرام اتفاق معه لتقديم الخدمات المحاسبية، فيما يتعلق بالامتثال للإجراء المحدد الوثائقحقائق الحياة الاقتصادية، وتقديم المستندات (المعلومات) اللازمة للاحتفاظ بالسجلات المحاسبية إلى المسؤول المكلف بحفظ السجلات المحاسبية، أو إلى الشخص الذي تم إبرام اتفاق معه لتقديم الخدمات المحاسبية، إلزامية لجميع موظفي الشركة كيان اقتصادي.

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

4. يتم تحديد نماذج المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس الكيان الاقتصادي بناء على توصية الموظف المسؤول عن حفظ السجلات المحاسبية. نماذج المستندات المحاسبية الأولية للمنظمات مجال الميزانيةيتم إنشاؤها وفقا لتشريعات الميزانية الاتحاد الروسي.

(أنظر النص في الطبعة السابقة)

5. تم إعداد الوثيقة المحاسبية الأولية على الورقو (أو) في النموذج وثيقة إلكترونيةموقعة بالتوقيع الإلكتروني.

6. إذا كان تشريع الاتحاد الروسي أو اتفاقية تنص على تقديم مستند محاسبي أولي إلى شخص آخر أو إلى هيئة حكومية على الورق، كيان اقتصاديملزمة بناء على طلب شخص آخر أو وكالة حكوميةعلى نفقتك الخاصة، قم بعمل نسخ ورقية من مستند المحاسبة الأساسي الذي تم تجميعه في شكل مستند إلكتروني.

7. يُسمح بالتصحيحات في مستند المحاسبة الأساسي، ما لم تنص القوانين أو اللوائح الفيدرالية على خلاف ذلك الأفعال القانونيةالأعضاء التنظيم الحكوميمحاسبة. يجب أن يحتوي التصحيح في مستند المحاسبة الأساسي على تاريخ التصحيح، بالإضافة إلى توقيعات الأشخاص الذين قاموا بتجميع المستند الذي تم التصحيح فيه، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو التفاصيل الأخرى اللازمة لتحديد هوية هؤلاء الأشخاص.

8. في حالة مصادرة وثائق المحاسبة الأولية، بما في ذلك المستندات الإلكترونية، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي، يتم الاحتفاظ بنسخ من المستندات المضبوطة بالطريقة المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي. المدرجة في الوثائق المحاسبية.

المحاسبة الأولية هي دليل مستندي على إتمام بعض المعاملات التجارية.

تتمتع هذه الأدلة الوثائقية بالقوة القانونية الكاملة وأداتها الرئيسية هي المستندات المحاسبية الأساسية.

نماذج وأنواع الوثائق الأولية

اعتمادا على نوع المعاملة التي يجب أن تنعكس، قد يكون للمستندات المحاسبية الأولية نموذج قياسي أو متخصص.

يتم استخدام النموذج الأول من المستندات المحاسبية الأولية عند تسجيل المعاملات التجارية المتجانسة، والتي تعتبر نموذجية بالنسبة لمعظم المؤسسات في واحدة أو عدد من الصناعات.

ببساطة، بالنسبة للعمليات الروتينية التي تقوم بها معظم المنظمات في بلدنا.

مطلوب زي متخصص للعمليات المتخصصة للغاية

الوثائق الأولية تشمل:

• أوامر الدفع،
• المقبوضات النقدية وأوامر الخصم ،
• بوليصة الشحن,
• الفواتير، الخ.

يجب أن تتضمن أي وثيقة أساسية إلزاميالتالي:

اقرأ أيضا إشعار برفض الحصول على براءة اختراع

قواعد ملء المستندات الأولية

يجب ملء جميع المستندات المحاسبية الأولية بشكل واضح ودقيق.

1. يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر وأجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة.
2. يجب إعداد المستندات الأساسية في نفس اللحظة التي يتم فيها التخطيط للمعاملة. معاملة تجارية.
3. في بعض الحالات (عندما تكون هناك أسباب موضوعية لذلك) الوثائق اللازمةيمكن إنشاؤها مباشرة بعد العملية.

اليوم، تستخدم معظم المؤسسات النماذج القياسية الجاهزة للمستندات الأساسية: الفواتير، والأوامر، والفواتير، والكوبونات، والكشوف، وما إلى ذلك.

تنقسم المستندات المحاسبية الأولية إلى نوعين: خارجية وداخلية.

الوثائق الخارجية تأتي إلى المنظمة (الشركة) من الخارج.

قد يكون المرسل الوكالات الحكومية، المنظمات العليا، البنوك، مفتشيات الضرائب(في هذه الحالة، هذه هي المستندات الأولية بالفعل المحاسبة الضريبية)، المؤسسين، الموردين، المشترين، الخ.

يتم تجميعها وفقا لنموذج قياسي.

مثال على مستند المحاسبة الخارجي سيكون فاتورة من المورد، أمر الدفع، طلب الدفع، طلب أمر الدفع، الخ.

يتم إنشاء وثائق المحاسبة الداخلية حصريًا داخل المنظمة

وفي المقابل، يتم تقسيم المستندات المحاسبية الداخلية إلى الأنواع التاليةالمستندات الأولية:

1. إداري. نوع المستندات التي تحتوي على أوامر أو تعليمات معينة تتعلق بتنفيذ عمليات معينة؛
2. تبرئة (تنفيذية). تسلط هذه الوثائق الضوء على حقيقة عملية معينة. على سبيل المثال، يمكننا أن نأخذ فعل قبول المواد (البضائع)، وأوامر الاستلام، وعمل قبول المنتجات المصنعة، وعمل القبول والتخلص من الأصول الثابتة، وما إلى ذلك.
3. مجموع. هذا هو نوع الوثيقة التي تعتبر تبرئة وإدارية. هذه هي إيصالات الدفع، أوامر استلام النقدية(المستندات)، تقارير النفقات، وما إلى ذلك؛
4. التسجيل المحاسبي. يتم إعداد هذه المستندات إذا كان النموذج القياسي للمستندات الأولية غير مناسب لتسجيل معاملة تجارية. على سبيل المثال، أوراق التوزيع والشهادات وما إلى ذلك.

تصحيحات في الوثائق الأولية

هناك أوقات يرتكب فيها المحاسب ذو الخبرة خطأً في إعداد مستند أساسي.

يجب أن يعرف كل محاسب المستندات التي تنتمي إلى المستندات الأولية. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. أنها تثبت حقيقة تنفيذ المعاملات التجارية. يحتاج أخصائي المحاسبة المبتدئ إلى فهم ما هو السبب وراء الحاجة إلى المستندات الأساسية وكيفية تجميعها وتخزينها. وبخلاف ذلك، لا يمكن تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.

لا يمكن للكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الخاصة تحويل الأموال إلى بعضهم البعض إلا على أساس معين الوثائق الأولية. من المفترض أن يتم إعداد التقرير الأولي حتى قبل إجراء المعاملة التجارية، إلا أن التشريع لا يستبعد إمكانية إعداده بعد إتمام المعاملة، ولكن يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.

عزيزي القراء! المقال يتحدث عن الحلول النموذجية القضايا القانونيةولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وطوال أيام الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

يجب أن تتضمن كل من المستندات المحاسبية الأولية والموجزة التفاصيل التالية: اسم النموذج؛ تاريخ ومكان تجميعها؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدته؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال؟ الاسم الكامل للمسؤول المسؤول، الخ.

لماذا هم بحاجة؟

المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي في المحاسبة. يتم تجميعها أثناء المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على اكتمال هذه المعاملات. عند إجراء معاملة ما، قد يتضمن ذلك عددًا مختلفًا من المستندات الأساسية: يعتمد ذلك على تفاصيل تنفيذها.

قائمة العمليات التي يجب تنفيذها أثناء المعاملة:

1. توقيع عقد مع المتلقي. إذا كانت دائمة، فيمكنك التوقيع على اتفاقية واحدة لعدة معاملات، ومع ذلك، في هذه الحالة، فإن الأمر يستحق مناقشة توقيت العمل على الفور، وتسلسل معاملات التسوية والفروق الدقيقة الأخرى.
2. إصدار الفواتير للدفع.
3. الدفع المباشر، وتأكيد ذلك هو إيصال نقدي(أو سلعة)، إذا كنا نتحدث عنها الدفع نقداأو بطاقات الدفع في حالة تحويل الأموال عن طريق التحويل البنكي.
4. عندما يتم شحن البضائع، يقوم المقاول بتسليم الفاتورة للعميل.
5. بعد تقديم الخدمات بالكامل يجب على المقاول الحصول على شهادة إنجاز من العميل

الأنواع الموجودة

هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة التخلف عن السداد، والتي يتم استخدامها في أغلب الأحيان عند إجراء المعاملات المختلفة:

قائمة الوثائق المحاسبية الأولية

لذلك، تبدو قائمة الوثائق المحاسبية الأولية كما يلي:

تعريف مفهوم "وثيقة المحاسبة الأولية" يرد في المادة 60-1 من القانون الروسي قانون الضرائب: المستندات الأولية هي دليل موثق على إتمام المعاملة أو وقوع حدث يمنح الحق في تنفيذها. يمكن أن تكون هذه المستندات ورقية أو على الوسائط الإلكترونية. تتم المحاسبة على أساس هذه الوثائق.

وتنص المادة 60-2 على نماذج هذه المستندات ومتطلبات تنفيذها.

آخر الفعل المعياريالذي يحدد الوثائق الأولية ويحدد أيضًا أشكالها - قانون المحاسبة وإعداد التقارير المالية.

روسيا بلد تتغير فيه التشريعات المتعلقة بالمحاسبة ودفع الضرائب بشكل دوري. نظرًا لإمكانية تغيير النماذج أو استكمالها، فأنت بحاجة إلى تتبع التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الوكالات الحكومية، بما في ذلك وزارة المالية. على سبيل المثال، في بداية عام 2019، تمت الموافقة على النموذج شهادة المحاسبة، والتي كان لها في السابق شكل تعسفي.

ينص قانون الجرائم الإدارية على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة، وهي محددة في المادة 276 من القانون.

تعليمات عامة للاستخدام

PD هي الأساس لبدء المحاسبة لبعض المعاملات وإدخال الإدخالات في السجل المحاسبي. تعمل هذه الوثيقة كدليل كتابي على اكتمال المعاملة التجارية.

تلك الابتدائية المستندات المحاسبية، التي لم تتم الموافقة على نماذجها رسميًا، تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة، وإصدار الأمر المناسب. ويجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي يتطلبها القانون.

يجب إعداد هذه الوثائق على الورق ودعمها بتوقيع الشخص الذي قام بتجميع الوثيقة. إذا تم استخدام مستند إلكتروني، فيجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.

النماذج الموحدة لـ PD ليست إلزامية للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الهياكل المعتمدة.

يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:

• اسم الوثيقة
• التاريخ الدقيق للعملية
• ومما تتكون العملية الاقتصادية من الناحية المادية والقيمة؛
• اسم البنية التي تتكون منها الوثيقة؛
• معلومات عن الأشخاص المسؤولين عن ضمان تنفيذ الوثيقة بشكل صحيح.

وتنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:

• محاسبة الأجور؛
• محاسبة المعاملات النقدية المنفذة؛
• محاسبة الأصول الثابتة.
• المحاسبة عن أعمال البناء والإصلاح.

قواعد الملء

ينبغي إعداد وثائق التقارير بدقة ووضوح.

القواعد الأساسية:

• يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر، ويمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة؛
• يجب إعداد هذه الوثائق في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للمعاملة للتو؛
• يجوز إعداد المستندات بعد العملية إذا كانت هناك أسباب موضوعية لذلك؛
• تعكس الوثيقة جميع التفاصيل الممكنة؛
• في حالة فقدان أي معلومات، يمكن إضافة شرطات.

في عام 2019، تم استخدام النماذج القياسية لإعداد التطوير المهني. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

المنظمة الأولى تستقبل من الخارج: من الجهات الحكومية، المؤسسات العليا، الهياكل المصرفيةوالسلطات الضريبية، الخ. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية، فيتم إعدادها مباشرة في المنظمة.

إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح، فسوف تجد المنظمة صعوبة في تحديد ذلك القاعدة الضريبية، وهذا قد يؤدي إلى خلافات مع خدمة الضرائب.

تصحيح المحتوى

يحدث أنه حتى المحاسب ذو الخبرة الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة يرتكب خطأ. من الممكن تصحيحه فقط عندما لا ينعكس المستند في المحاسبة، أي أنه لم يتم ترحيله. يجب أن نتذكر أن إجراء التصحيحات باستخدام السكتة الدماغية أمر غير مقبول.

يمكن استخدام الطرق الثلاث التالية فقط:

• دخول إضافي؛
• طريقة الانعكاس
• طريقة التدقيق اللغوي.

وينطبق هذا الأخير عند حدوث خطأ في السجل المحاسبي، لكنه لا يؤثر على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل إعداد الميزانية العمومية. في هذه الحالة، يجب شطب الرقم غير الصحيح أو الإشارة الأخرى بخط رفيع، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. على الجانب أشر إلى "الاعتقاد المصحح" وضع التاريخ والتوقيع.

سيكون الإدخال الإضافي مناسبًا إذا تم التقليل من مبلغ المعاملة التي يتم تنفيذها.

تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح باستخدام رقم سالب. تتم الإشارة إلى الرقم الخاطئ بالحبر الأحمر، ويتم الإدخال الصحيح على الفور، وهو مكتوب باللون العادي.

توضيحات حول تقرير المصالحة

لا تتعلق أعمال المصالحة قانونًا بالوثائق الأولية، وبالتالي لا يتم تنظيمها الوثائق التنظيمية. وهي تعرض التسويات المتبادلة التي تم إجراؤها لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد الأعمال الأفراد.

يتم استخدام هذا النوع من المستندات بمبادرة من المحاسبين، حيث يمكن بمساعدتها حل عدد من المشاكل القضايا المثيرة للجدلالذي يحمي مصالح المنظمة.

في أي الحالات يكون من المهم إعداد تقرير المصالحة:

• عندما يقدم البائع مجموعة واسعة من البضائع؛
• في حالة منح تأجيل للمدفوعات؛
• إذا كان سعر المنتج مرتفعاً؛
• إذا كانت هناك علاقة بين الطرفين ذات طبيعة منتظمة.

أساسي المستندات المحاسبيةإنها مهمة ليس فقط في الأمور المحاسبية، ولكن أيضًا فيما يتعلق بالتشريعات الضريبية، ولا سيما تحديد نطاق الالتزامات. لذلك، من المهم للغاية بالنسبة للمسؤولين عن إعداد الوثائق الأولية معرفة جميع الفروق الدقيقة في المحاسبة، بالإضافة إلى فهم تصنيفها لتبسيط العمل.

ما هي المستندات المحاسبية الأولية

تعتبر المستندات الأساسية هي تلك التي تسجل بعض الإجراءات التجارية التي تم تنفيذها بالفعل. لا يمكنك ترك إدخال في المحاسبة وإدخاله في السجل إلا إذا كان لديك وثائق محاسبية أساسية. ويعتبر جزءا لا يتجزأ من نظام إدارة المؤسسة. وبناء على ذلك، يمكننا أن نقول بأمان أن المستندات المحاسبية الأولية هي أدلة مستندية على المعاملات المكتملة المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للكيان والتي أحدثت بعض التأثير الاقتصادي.

تصنيف

تخضع جميع النقاط التي تؤثر على القضية المتعلقة بالموضوع الأساسي لأحكام وقواعد 402-FZ. تشير اللوائح إلى أن هذه الشهادات مطلوبة عند التعامل معها الهياكل الضريبيةكتأكيد على صحة الحسابات. وهذا يعني أن السلطات الضريبية لن يكون لديها أي شكاوى فيما يتعلق بعملية تحديد الوعاء الضريبي.

وفقًا للوائح الحالية، تخضع الوثائق الأولية للتخزين الإلزامي لمدة 4 سنوات. خلال هذه الفترة، يمكن لسلطات الضرائب طلب وثائق للدراسة والتحقق في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تكون الوثائق الأولية بمثابة دليل في الدعاوى القضائية.

ومن الجدير بالذكر أن أشكال محددة من الوثائق الأولية ليست ثابتة على المستوى التشريعي. بواسطة هذه القضيةيتمتع الكيان التجاري بفرصة اختيار الخيار الذي يلبي احتياجاته وسيكون بمثابة مساعدة جيدة في المزيد من العمل.

وثائق المحاسبة الأولية: القائمة

كقاعدة عامة، القائمة الكاملةتظل الشهادات التي تؤدي الوظائف الأساسية دون تغيير ويتم اعتمادها على أعلى مستوى. حاليا هذه الفئة تشمل:

1. اتفاق.وهي تنص على الشروط المحددة للمعاملة، ومسؤوليات الأطراف و المسائل المالية. بشكل عام، يتم الإشارة هنا إلى كافة الشروط التي تتعلق بشكل أو بآخر بالمعاملة. يرجى ملاحظة أنه بالنسبة لبعض المعاملات، لا يلزم وجود عقد مكتوب. وبالتالي، من لحظة استلام المشتري لإيصال البيع، تعتبر الصفقة منتهية.
2. الحسابات.استخدام المستندات من هذا النوعيؤكد المشتري استعداده لدفع ثمن البضائع (الخدمات) للبائع. وبالإضافة إلى ذلك، قد تشمل الفواتير شروط إضافيةالمعاملات والأسعار المحددة الثابتة التي يحددها البائع لمنتجاته وخدماته. إذا كان المشتري غير راضٍ لسبب ما عن المنتج (الخدمة) المقدمة له، فيحق له المطالبة باسترداد أمواله بناءً على الفاتورة.
3. قائمة التعبئة.يعرض القائمة الكاملةجميع البضائع أو المواد التي يتم نقلها. يجب تحرير الفاتورة في عدة إصدارات حسب عدد المشاركين في المعاملة.
4. عملية القبول والنقل.يتم تجميعها بناءً على نتائج تقديم الخدمة كتأكيد على أن نتيجة العمل تلبي المعايير المذكورة سابقًا ويتم اعتمادها بالكامل من قبل الطرف المستقبل.
5. كشوف المرتبات.يعرضون جميع المشكلات المتعلقة بتسويات الرواتب مع الموظفين المعينين. علاوة على ذلك، ينبغي هنا عرض كافة المعلومات المتعلقة بالمكافآت والمدفوعات الإضافية وغيرها من آليات الحوافز المالية للموظفين.
6. شهادات القبول والتحويل رقم OS-1.يستخدم هذا النوع من التوثيق لتسجيل أي أنشطة تتعلق بإدخال أو إخراج الأصول الثابتة.
7. المستندات النقديةوالتي تشمل الأوامر النقدية الواردة والصادرة بالإضافة إلى دفتر النقدية. أنها تحتوي على معلومات تتعلق بالمعاملات المالية التي تتم كجزء من عملية البيع.

تصنيف

أنواع المستندات الأولية في المحاسبة متنوعة تمامًا وتعتمد بشكل أساسي على الغرض المحدد لاستخدام المستند في المستقبل المنظور. ومع ذلك، فإن ميزة التصنيف الأكثر شيوعًا هي تقسيم الوثائق الأولية إلى داخلية وخارجية.

الوثيقة الداخلية هي ملك للشركة ويتم إصدارها لحل بعض المشكلات. يتم تجميعها من قبل متخصصي الشركة وتنطبق حصريًا ضمن نطاق اختصاص هذه الشركة. وبالتالي، تتكون هذه الفئة من تلك الوثائق الضرورية للإدارة الفعالة النشاط الاقتصاديداخل شركة واحدة. في الوقت نفسه، إذا تلقت الشركة مستندًا من الخارج أو تم تجميعه بواسطة متخصصين في الشركة ثم نقله لاحقًا إلى كيانات قانونية أخرى ( السلطات الضريبيةوالعملاء وما إلى ذلك)، فسيتم التعرف عليه على أنه خارجي.

وفي المقابل، تتمتع المستندات الداخلية أيضًا بخصائص تصنيفية خاصة بها، مما يجعل من الممكن تجميعها في ثلاث فئات:

1. إداري (تنظيمي).وهي تشير إلى المعلومات التي يجب نقلها إلى علم موظفي الشركة، الانقسامات الهيكليةوالفروع ومديريها. وبمساعدتهم، تصدر الشركة أوامر معينة يجب اتباعها بعناية. تتضمن هذه المجموعة مجموعة متنوعة من الأوامر والتعليمات وغير ذلك الكثير.
2. تنفيذي (تبرئة)والتي تعرض في البداية حقائق تؤكد إجراء عمليات تجارية معينة وإكمالها.
3. وثائق المحاسبة.هذه الفئة عامة وهي ضرورية لتنظيم المعلومات الواردة في الأوراق الأخرى وجمعها في وثيقة واحدة.

في ظل ظروف معينة، يمكن أيضًا دمج الوثائق. تتضمن هذه المجموعة تلك الأوراق التي قد تحتوي في نفس الوقت على السمات الرئيسية للوثائق التنظيمية والداعمة. الأمثلة الأكثر وضوحًا هنا هي الأوامر النقدية المختلفة والمتطلبات والتقارير المسبقة وغير ذلك الكثير.

السجلات المحاسبية وتصنيفها

عند إجراء أي معاملة، يتم إعداد الوثائق الأولية. بمجرد اكتماله بالكامل، يجب تكرار جميع المعلومات المحددة فيه في السجل المحاسبي المناسب. وهو نوع من شركات النقل التي تجمع المعلومات الأساسية عن المعاملة. واستنادا إلى جوهر السجل، يمكننا تسليط الضوء على العديد منها خصائص التصنيف. على سبيل المثال، في المظهر، تظهر السجلات للمستخدمين في شكل كتب وأوراق بسيطة وبطاقات فهرسة.

واستناداً إلى آليات الحفاظ على السجل، يمكن تمييز ثلاث مجموعات أخرى:

1. مرتب زمنيًا، حيث تتم الإشارة إلى جميع الأحداث التي حدثت مع الالتزام الصارم بالأطر الزمنية. أي أنك تحتاج أولاً إلى الإشارة إلى تلك العمليات التي حدثت مسبقًا وما إلى ذلك. هذه السجلات هي الأكثر تعقيدا، لأنها تحتوي على كمية هائلة من المعلومات، وغالبا ما يمكن استبعاد بعض الإجراءات.
2. منهجي،حيث يتم في البداية إدخال جميع المعاملات في النموذج المؤشرات الاقتصادية. وبالتالي فإن السجلات من هذا النوع تعكس الأثر الاقتصادي للمعاملات التجارية المكتملة وتحلل مؤشرات النفقات والدخل. المثال الأكثر وضوحا على السجل المنهجي هو دفتر النقدية.
3. مجموع، والتي لها السمات الأساسية لكل من السجلات المنهجية والتسلسل الزمني.

محتويات الوثائق الأولية

لدى العديد من المستخدمين أسئلة حول ما يشكل المستندات المحاسبية الأولية وما هي المتطلبات التي تنطبق عليها. على المستوى التشريعي، هناك العديد من الأحكام التي تنص على ضرورة وجود معلومات معينة في وثائق الزوجين الأساسيين. على وجه الخصوص، وفقًا للفقرة 2 من المادة 9 من القانون الاتحادي 402، يجب أن تحتوي الوثائق الأولية على المعلومات التالية:

• اسم الوثيقة
• تاريخ التجميع
• معلومات عن الشخص الذي قام بإعداد المستند المحدد (الاسم الكامل للمؤسسة)؛
• جوهر النشاط الاقتصادي المتعلق بهذه الوثيقة؛
• الحسابات المالية المتعلقة بالمعاملة؛
• توقيعات المسؤولين المسؤولين عن الصفقة والأحرف الأولى من أسمائهم.

نموذج مستند المحاسبة الأولية

قواعد إعداد الوثائق

يضع المشرع قواعد معينة لإعداد المستندات المحاسبية الأولية. وبالتالي فإن أحد المتطلبات الأساسية هو الدقة وعدم وجود أي أخطاء نحوية وعلامات الترقيم والأخطاء المطبعية. لو خدمة الضرائبإذا وجدت بعض أوجه القصور، فسيتعين على المخالف إعادة الوثيقة، وإذا تكررت المخالفة، فقد تخضع لعقوبات. بشكل عام، في هذا الموضوع، يجب عليك الاهتمام جيدًا بالتوصيات التالية:

1. يُسمح باستخدام أقلام الحبر وأقلام الحبر وأجهزة الحوسبة الخاصة وأجهزة الكمبيوتر.
2. يمكن أن يبدأ التجميع عندما يتم التخطيط لتنفيذ معاملات تجارية معينة يجب عرضها. وفي الوقت نفسه، في حالات استثنائية، من الممكن تمامًا إعداد مستند بعد إتمام المعاملة.
3. يجب أن تظهر كافة البيانات الحسابية بشكل رقمي ومكتوب. وبالتالي، يجب أن يكون هناك تعليق بجانب كل رقم.
4. من المهم للغاية ملء جميع التفاصيل الموضحة في النموذج. إذا لم تكن هناك معلومات لسبب ما، فلا يمكنك ترك سطر فارغ. يجب أن تظهر شرطة فيه.

إذا لم تتبع هذه التوصيات، فقد تواجه صعوبات كبيرة. وبالتالي، إذا وجدت خدمة الضرائب أن المستند غير صحيح أثناء عملية التدقيق، فستنشأ شكوك حول صحة الحسابات التي تم إجراؤها وتحديد القاعدة الضريبية.

إذا كان من الضروري لسبب ما إجراء تعديلات معينة، فلا يجوز بأي حال من الأحوال استخدام المصححات والتظليل، لأنها غير مقبولة. يمكن إجراء التصحيحات بالطرق التالية:

1. تصحيح الكفاف. في حالة تقديم معلومات غير صحيحة، يجب شطبها بخط رفيع والإشارة إلى المعلومات الصحيحة بجانبها. وفي هذه الحالة، يجب أن تكون هناك حاشية بدلاً من كل تصحيح من هذا القبيل. "الاعتقاد المصحح"مع بيان تاريخ التصحيح وتوقيع الموظف الذي قام بالتصحيح. ومع ذلك، نلاحظ ذلك في حالة المستندات التي تبين المقبوضات والنفقات نقدي، هذه الطريقة لن تكون مناسبة.
2. دخول إضافي. يتم استخدام هذه الطريقة في الحالات التي يتم فيها تنفيذ القيم الإجمالية للمعاملات بمؤشرات منخفضة بشكل كبير. لكي لا يتم إعداد المستند بطريقة جديدة، يمكنك إجراء إدخالات إضافية للمبالغ المفقودة الفترة الحاليةأو الذي يليه.
3. عكس. يتم تصحيح الإدخال غير الصحيح باستخدام القيم السالبة. يتم تكرار جميع المعلومات غير الصحيحة بالحبر الأحمر، ويتم الإشارة إلى الإدخالات الصحيحة بجانبها.

يمكن تجميع التقرير الأولي في شكل كتابي وإلكتروني. في الآونة الأخيرة، تقوم العديد من الشركات بتكرار المعلومات وتجميع كل من الورق و الإصدارات الإلكترونية. يتم استخدام الأول لاحقًا للمصالح الداخلية، ولكن يتم تقديم النسخ الإلكترونية للتحقق منها إلى دائرة الضرائب الفيدرالية عند الطلب.

ويمكن استخلاص عدة استنتاجات. لا توافق الدولة على أي نماذج إلزامية للتوثيق الأولي، مما يمنح كيانات الأعمال الحق في تحديد شكل المستند الذي سيتم استخدامه عمليًا في المستقبل بشكل مستقل. مباشرة بعد تسجيل المستند، يجب نقل جميع البيانات منه إلى السجل المحاسبي.

تعمل الوثائق الأولية كأساس لإجراء الإدخالات المحاسبية سجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجل على الورق صحة حقيقة معاملة تجارية أدت إلى تغيير. الوضع الاقتصاديالشركات. التسجيل الابتدائي ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات القانون الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.

نماذج وأنواع الوثائق الأولية

يمكن توحيد نماذج المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال وتطويرها بشكل مستقل من قبل أطراف المعاملة. تمت الموافقة على قائمة النماذج القياسية المطلوبة للاستخدام في مواقف محددة بموجب القانون. في مثل هذه العينات، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن للشركة إنشاء مستندات غير موحدة مع مراعاة تفاصيل أنشطتها. وهي تخضع لموافقة القوانين المحلية للشركة.

يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى نماذج للاستخدام الداخلي والخارجي. الوثائق الداخليةوصف المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي قامت بتجميع هذه الشهادة. تم تصميم المعاملات الخارجية لتسجيل المعاملات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.

تنقسم النماذج الداخلية عادةً إلى المجموعات التالية:

1. النوع الإداري - يستخدم لإصدار التعليمات والتعليمات للوحدات الهيكلية والموظفين.
2. يتم استخدام النوع التنفيذي من القالب لعرض المعاملات التي تم إنجازها في الفترة الحالية.
3. وثائق المحاسبة - الغرض منها هو تنظيم مجموعة الأحداث بأكملها وتلخيص المعلومات الوثائقية المستلمة (مثال صارخ على ذلك هو السجلات المحاسبية).

تشمل السجلات المحاسبية الكتب والمجلات والبطاقات المحاسبية. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية، تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:

• تسلسل زمني - يتم عرض جميع العمليات بما يتفق بدقة مع التسلسل الزمني الفعلي للأحداث؛
• منهجي (مثال - دفتر النقدية)؛
• مجموع؛
• تحليلي.
• اصطناعية، تنطوي على تقسيم المبالغ إلى حسابات محاسبية معممة.

يمكن أن تأخذ الوثائق الأولية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة، وفاتورة الدفع، ومذكرة التسليم، وأعمال القبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن المستندات الأولية مجموعة من نماذج التسويات مع الموظفين. تتضمن هذه الفئة الجداول الزمنية وكشوف المرتبات.

يرجى الملاحظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على الرسملة والتخلص من أصول المؤسسة باستخدام مستند أساسي. تتميز هذه الفئة من المستندات بوجود نماذج قياسية. في السابق، كانت إلزامية لجميع الكيانات التجارية. والآن تقرر كل منظمة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطور قوالبها الخاصة.

يتم إيلاء اهتمام خاص في الممارسة المحاسبية لسجل النقد الأساسي. إنه موحد. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو بنية القالب إلى الحرمان حتى من النموذج الموقع القوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي تثبت استلام الأموال في مكتب النقد والتصرف فيها. وهي تشمل أيضا كتاب النقدية، والذي يلخص مجموعة الإجراءات الكاملة بالنقود.

تصنيف المؤسسات الأولية حسب مراحل ريادة الأعمال

اعتمادا على أي مرحلة في في اللحظةيقع العمل، أشكال معينة من الابتدائي الوثائق المحاسبية. عادة، يمكن تقسيم المعاملات، من حيث تقديم المستندات، إلى ثلاث مراحل.

1. تحديد شروط الصفقة.يتفاوض الشركاء ويتوصلون إلى إجماع يناسب كلا الطرفين. لم يتم تداول الأموال والسلع بعد، ولم يتم تقديم الخدمات بعد، ولم يكتمل العمل، ولكن كل شيء جاهز لبدء التفاعل. ستكون نتيجة هذه المرحلة الأنواع التالية من الابتدائي:
   • الاتفاق (أشكال مختلفة ممكنة)؛
   • فاتورة للدفع.
2. المكافأة على الصفقة.يمكن أن يتم الدفع بأشكال مختلفة. هذا نقطة مهمةيتم تسجيله بواسطة المستند الأساسي الذي يؤكد تحويل الأموال:
   • إذا لم يتم الدفع نقدًا، فسيتم تأكيد ذلك من خلال كشف حساب مصرفي، أو إيصال محطة الدفع، وما إلى ذلك؛
   • إذا تم تحويل الأموال "نقدًا"، فسيكون التأكيد عبارة عن إيصال نقدي أو نموذج إبلاغ صارم أو إيصال لأمر استلام نقدي.
3. نقل البضائع، تقديم الخدمات، أداء العمل. لقد قامت بالدفع، والآن حان الوقت للطرف الآخر للوفاء بالتزاماته. وستشير المستندات الأولية التالية إلى أنها فعلت ذلك بحسن نية، وليس للطرف الأول أي مطالبات:
   • الفاتورة (إذا تم نقل البضائع)؛
   • إيصال المبيعات (يمكن إصداره مع إيصال نقدي أو أن يكون مستندًا واحدًا)؛
   • فعل الخدمات المقدمة (أو العمل المنجز).

ويجب تقديم هذه المستندات إلى السلطات الضريبية، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول، مما يؤثر بشكل مباشر على القاعدة الضريبية.

مراقبة وتخزين وتنظيم محاسبة الوثائق الأولية

يجب تنظيم المحاسبة الخاصة بالوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج عبر نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد ذلك ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والنماذج الأخرى. يحتفظ الكاتب أو أي شخص مسؤول آخر بسجلات التوثيق. تتم معالجة جميع النماذج الواردة على أنها واردة. النماذج الصادرة هي تلك التي يتم إنشاؤها داخليًا بواسطة المؤسسة (بغض النظر عما إذا كان سيتم إصدارها لأطراف ثالثة أو ستظل داخل المؤسسة).

يجب أن تمر الوثائق الواردة بعدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:

1. قبول.
2. المعالجة الأولية.
3. التوزيع حسب أنواع النماذج والغرض منها.
4. التسجيل في دفاتر المحاسبة بالختم المثبت على الوثيقة وتخصيص الرقم الوارد لتاريخ القبول.
5. التوقيع من قبل إدارة الشركة (عند قيام المدير بمراجعة المراسلات الواردة يضع القرارات بشأنها).
6. تنفيذ الوثيقة.

للتنظيم نظام فعالتدفق المستندات وضمان التحكم في سلامة النماذج، من الضروري تطوير والموافقة على جدول تدفق المستندات مع تسمية الحالات. ويجب أن يوضح الجدول مراحل التنفيذ وتسجيل المستندات وإجراءات نقلها للتخزين مع الإشارة إلى الإطار الزمني وقائمة الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.

يجب تخزين الوثائق الأولية المكتملة والمسجلة لمدة 5 سنوات على الأقل. ينص قرار وزارة الثقافة المؤرخ في 25 أغسطس 2010 رقم 558 على تصنيف النماذج مع الإشارة إلى توقيت تقديمها إلى الأرشيف:

• يجب أن تظل الوثائق الإدارية متاحة لمدة 75 عامًا (إذا كانت الأوامر والتعليمات تؤثر على الأنشطة الرئيسية للشركة) أو 5 سنوات، بشرط أن يعكس النموذج حل المشكلات الإدارية؛
• يجب تخزين النماذج المصاحبة للمعاملات التجارية لمدة 3-5 سنوات.

كمرجع! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 مدة الصلاحية تقتصر على 5 سنوات. يتطلب التشريع الضريبي أن تظل الوثائق المحاسبية آمنة ويمكن الوصول إليها لمدة 4 سنوات على الأقل.

يتم توفير الشروط الخاصة وفترات التخزين للنماذج التالية:

1. لا يمكن أرشفة المستندات المستخدمة لتسجيل الأصول الخاضعة للإهلاك لمدة 4 سنوات من تاريخ شطب هذا العقار.
2. إذا تم إعداد الوثائق الأولية خلال الفترة التي حدثت فيها الخسارة، والتي يتم استخدامها لتقليل مبلغ ضريبة الدخل، فيجب تخزينها حتى يتوقف التأثير على الخسارة. القاعدة الضريبيةنتائج هذا عدم الربحية.
3. عمليات التوصيف الأولية حسب حدوثها حسابات القبض، يجب الاحتفاظ بها لمدة 4 سنوات من لحظة الاعتراف بالديون المستحقة على أنها سيئة (في حالة حدوث مثل هذه الحقيقة).

ل النماذج الإلكترونيةفترات التخزين مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم تنفيذ إجراء شطب الأصول الأساسية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.

الموافقة على نماذج الوثائق الأولية

يمكن لكيانات الأعمال تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه النماذج، فإن المعيار الرئيسي للامتثال للقواعد القانونية هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ فيما يتعلق تفاصيل إلزامية:

• اسم الوثيقة
• تاريخ التسجيل
• معلومات عن الشركة التي تقوم بإعداد النموذج الذي يمكن من خلاله التعرف على الشركة؛
• يشير محتوى المعاملة التجارية المعروضة تقييمموضوع الصفقة؛
• جلب التدابير الطبيعية والقيم الكمية؛
• وجود توقيعات المسؤولين المسؤولين (مع الإشارة الإلزامية إلى مناصبهم وأسمائهم الكاملة).

يتذكر!لاستخدام القوالب التي تم تطويرها بشكل مستقل كوثائق أساسية، يجب أن تتم الموافقة عليها بموجب قانون محلي للمؤسسة.

تنتمي مستندات النقد والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بشكل صارم. لا يُسمح للمؤسسات، بموجب أمرها أو أي أمر آخر، بإزالة الصفوف أو الخلايا منها أو تغيير البنية. يمكن للمؤسسات إجراء تعديلاتها الخاصة على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بشكل مستقل، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.

للموافقة على الابتدائية، يمكنك وضع الأمثلة الخاصة بها في ملحق منفصل ل السياسة المحاسبية. الخيار الثاني هو أنه لكل نموذج يصدر المدير أمرًا للمؤسسة. يحدد نص الأمر معلومات حول إدخال أشكال جديدة من الوثائق في المحاسبة، والتي يجب إعدادها وفقًا لنموذج واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الطلب كمرفقات منفصلة.

إذا كانت المنظمة ستستخدم النماذج القياسية الموصى بها من قبل الإدارات ذات الصلة لتعكس المعاملات الفردية، فإن هذه النماذج لا تحتاج إلى موافقة اللوائح الداخلية. لتسجيل مثل هذا القرار، يكفي إجراء إدخال في السياسة المحاسبية حول استخدام القوالب الموحدة.

عند إدخال نماذج جديدة من المستندات في نظام تدفق المستندات، يُنصح بالموافقة عليها بأمر.

ما يجب أن يتذكره المحاسب دائمًا

الحالة المثالية للوثائق الأولية - شرط ضروريلا توجد مشاكل مع عمليات التدقيق الضريبيوعمليات التدقيق، والدليل على صحة المرء في النزاع مع الطرف المقابل، وما إلى ذلك. دعنا نعطي رقمًا الفروق الدقيقة الهامةوالتي يجب على المحاسب أن يتذكرها دائمًا عند العمل مع الحسابات الأساسية.

1. الدليل الأولي هو الدليل الوحيد.بدون الوثائق الأولية، من المستحيل إثبات حقائق التسليم أو التكاليف أو الوفاء أو عدم استيفاء شروط المعاملة. لن تساعد المحكمة أيضًا - فهناك سوابق عندما تم رفض المدعين أو تهرب المدعى عليهم من المطالبات بسبب عدم وجود دليل على مراحل معينة من المعاملة بسبب عدم وجود عدد من الوثائق الأولية.

   مهم!بدون "أساس أولي"، في حالات نادرة، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار إجراءات إضافية آراء الخبراءوالوثائق الداعمة. إذا تم إنجاز العمل فإن عدم وجود مستند موقع من قبل العميل لن يعفيه من الدفع.

2. إنه أفضل بدون أخطاء، لكن العيوب البسيطة ليست محفوفة بالمخاطر.أسوأ كابوس لكل محاسب هو رفض استرداد ضريبة القيمة المضافة بسبب البيانات غير الصحيحة في المستندات الأولية. أما إذا كانت الأخطاء بسيطة فلا يجوز إنكار الخصم. يتم تنظيم أهمية الأخطاء بموجب الجزء 2 من الفن. 9 القانون الاتحاديبتاريخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "في المحاسبة". وقد أكد مسؤولو الضرائب ذلك في رسالة بتاريخ 12 فبراير 2015 رقم GD-4-3/2104@). الشيء الرئيسي هو أن البيانات المقدمة تشير بدقة إلى حقيقة الدفع وتسليم البضائع (تقديم الخدمات). لذلك، على سبيل المثال، إذا كانت بوليصة الشحن لا تحتوي على إشارة إلى العقد أو لم يتم الإشارة إلى وزن البضائع، فهذا عيب، ولكنه ليس سببًا لرفض ضريبة القيمة المضافة. ولكن إذا كان عنوان وتاريخ المستند، والتكلفة الإجمالية للبضائع وعدد من التفاصيل الإلزامية الأخرى مفقودة، فقد تعتبر المحكمة مثل هذه المعاملة غير واقعية.
3. احذر، التوقيع المزيف!إذا تم تزوير توقيعات الأشخاص المسؤولين على المستندات، أو تم توقيع الوثيقة من قبل شخص لا يملك صلاحية القيام بذلك، فلن تعترف السلطات بمثل هذا المصدر الأساسي. بالإضافة إلى ذلك، من المهم جدًا أن يتم التوقيع بيدك - وستكون رسائل الفاكس غير صالحة.
4. لا يتم استبدال الأساسي الذي يحتوي على خطأ.على سبيل المثال، إذا كان من الممكن إعادة كتابة الفواتير التي تم العثور على خطأ فيها عن طريق إصدار مستند جديد مصحح بنفس التفاصيل، فلن يعمل هذا الرقم مع الوثائق الأساسية. على الرغم من حقيقة أن المحاكم تعترف في بعض الأحيان بالمستندات التصحيحية، إلا أنه لا يزال من الأفضل تصحيح الخطأ وفقًا لقواعد الفن. 7 من "قانون المحاسبة" - أدخل تاريخ التصحيح في المستند وصادق عليه بتوقيعات الأشخاص المخولين.
5. ليست هناك حاجة للترجمة دائما.وبطبيعة الحال، يتم إعداد التقرير الأولي بلغة الدولة. ولكن في بعض الأحيان ترجمة الكلمات الفردية من لغة اجنبيةتبين أنه غير مناسب، على سبيل المثال، إذا كان اسم علامة تجارية أو منتج.
6. الأساسي الإلكتروني - فقط مع التوقيع الرقمي. اليوم ليس من الضروري أن تقتصر على الشكل الورقي لتسجيل الوثائق الأولية، كما يسمح به القانون وسائل الإعلام الإلكترونية. ولكنها لن تكون معادلة للورقة إلا إذا كانت معتمدة من قبل مؤهل التوقيع الرقمي. يُسمح بالتوقيع الرقمي غير المؤهل فقط في حالات معينة ومحددة على وجه التحديد، ولا يتم تضمين المستند الأساسي فيها.