В мире существует множество разнообразных профессий, задействованных во всех сферах жизни общества. Некоторые из них мы хорошо знаем и видим каждый день. Но есть и те, о которых мало кто слышал. Профессия бухгалтера-калькулятора относится как раз к таким. Пришло время разобраться, что это за специалист, каковы его обязанности и как получить данную профессию.
Описание
Без бухгалтеров-калькуляторов предприятия общественного питания не были бы такими, какими мы видим их сейчас. Все столовые, кафе и рестораны нуждаются в услугах этого специалиста. В первую очередь, конечно, бухгалтер-калькулятор занимается расчетом стоимости готовых блюд, исходя из их себестоимости и наценки, которая часто фиксирована во многих заведениях. Кроме этого, прямые обязанности специалиста – проведение инвентаризаций, ревизий, списаний, составление меню для одного или нескольких заведений и расчет непосредственной себестоимости готовой продукции, производимой на предприятии.
Для кого-то эти задачи выглядят не такими сложными, но для того, чтобы успешно справляться со своими обязанностями, бухгалтер-калькулятор должен знать как минимум основы бухгалтерского учета, а также понимать весь процесс и технологию приготовления блюд и напитков.
Эта работа не такая простая, как может показаться на первый взгляд.
Должностные обязанности
Основная обязанность бухгалтера-калькулятора – рассчитать, сколько будет стоить блюдо, учитывая стоимость его ингредиентов, а также наценки фирмы. Кроме того, переговоры с поставщиками ингредиентов, составление технологических карт, описывающих процесс приготовления блюд, своевременное выявление всех недостач и излишков в ресторане – тоже заботы этого специалиста. Помимо этого, данному специалисту необходимо следить за соблюдением всех требований законодательства в сфере бухгалтерского учета.
Вот полный список функций профессионала, входящих в должностную инструкцию:
- корректное оформление и заполнение документации;
- ведение товарных отчетов о том, что, когда и в каком количестве было продано или получено;
- четкий учет наличного и безналичного расчета с поставщиками сырья или же готовой продукции;
- табелирование всех недостач и излишков предприятия и своевременное их устранение;
- составление актуальных калькуляционных карт и их последующее ведение в процессе эксплуатации;
- постоянный мониторинг цен на необходимые товары с целью удешевления производства и, как следствие, снижения цен;
- плановые и внеплановые инвентаризации, локальные и общие ревизии;
- разработка новых блюд и оптимизация старых рецептов;
- контроль себестоимости продукции;
- написание и коррекция технологических карт;
- обработка документации (накладные, договоры, счета).
И всем этим занимается один единственный человек. Иногда на несколько заведений общественного питания и вовсе держат всего одного специалиста. Особенно часто такое встречается в сетевых ресторанах, где один человек делает работу сразу нескольких.
Требования
Можно ли пойти на такую серьезную и ответственную работу без соответствующего опыта и образования? Вполне. Сейчас, во времена развития самообразования и дистанционных форм обучения классическое образование уже не играет такой важной роли, как, например, 20 лет назад, когда получить профессиональные навыки можно было только в специализированных вузах.
Требования к кандидату на эту должность достаточно высоки. Он должен хорошо разбираться в основах бухгалтерского учета, профессиональных программах, таких как 1С Бухгалтерия, StoreHouse R-keeper и подобных. Иметь представление о нормативных базах, счетах, проводках. Однако не стоит забывать и о дополнительных трудностях, которые сваливаются на специалиста во время работы, ведь на производстве, а сфера общественного питания именно им и является, никогда не бывает спокойно и гладко.
Конечно, большинство современных компаний отдают предпочтение соискателям, имеющим высшее экономическое образование (бухгалтер или экономист), а еще лучше, если кандидат учился в вузе, где предприятиям общепита выделено специальное направление.
Если же у вас нет такого образования, но работать вы все таки желаете именно по этой профессии, его могут заменить специализированные курсы (очные или дистанционные), а также большим плюсом для вас будет опыт работы в ресторанах, кафе, столовых и прочих заведениях, связанных с питанием.
Абсолютным же новичкам можно податься в крупные сетевые компании, в которых есть возможность приставить их к более опытным коллегам на период обучения и аттестации.
Однако будьте готовы к тому, что не каждый работодатель примет вас в свой коллектив. Рассмотрим подробнее, какие именно критерии эффективности предъявляют молодым специалистам при приеме на работу.
Общие требования к компетенции специалиста:
- бухгалтер-калькулятор должен не только иметь знания, соответствующие его профессии, но и разумно применять их в ходе трудовой деятельности;
- уметь пользоваться и применять при необходимости трудовые и прочие акты организации;
- работать с различной вычислительной техникой, ПК, специализированным программным обеспечением;
- следить за соблюдением правил безопасности на производстве, охраны труда и соблюдением правил трудового законодательства;
- уметь ориентироваться в сборниках рецептов и применять их на практике;
- знать и использовать нормы выхода продукции, следить за их соблюдением;
- иметь знания в области составления и ввода в эксплуатацию калькуляционных карт.
Образование
Конечно, на такую ответственную должность без образования идти не стоит, так как профессиональные навыки и знания, которые вы получите во время учебы, значительно упростят вам жизнь в первые месяцы работы.
На большинство вакансий требуются специалисты с высшим или средним специальным образованием в сфере бухгалтерии или экономики. Однако в центрах занятости населения многих городов есть возможность закончить трех- или шестимесячные подготовительные курсы по данной специальности. Не стоит забывать и о том, что диплом об образовании сыграет вам на руку при поступлении на работу. Работодатели не торопятся принимать на такие ответственные должности молодых работников без опыта работы, а отсутствие диплома еще больше подорвет доверие к вам как к специалисту.
Перспективы и карьерный рост
Хотя должность бухгалтера-калькулятора – не самая высокооплачиваемая работа из возможных, она открывает перед человеком широкие горизонты, и после нескольких лет работы специалист может податься в любые сферы бухгалтерского учета. На данный момент средняя зарплата бухгалтера-калькулятора по Москве – 15000-25000 рублей. Это не очень много, но в регионах эта цифра и вовсе падает до 10000-15000 рублей.
После получения опыта работы на этой должности хотя бы в течение трех лет и прохождения курсов профессиональной переподготовки и повышения квалификации вы можете претендовать на должность, например, заведующего предприятием общественного питания или же кладовщика в любой другой сфере общественной жизни. При должном упорстве и старании можно даже полностью сменить сферу деятельности и найти работу в качестве финансового директора, старшего бухгалтера или экономиста.
Должность бухгалтера-калькулятора требует от человека как высоких профессиональных навыков, так и определенных личных качеств. Но эта профессия открывает множество дорог, благодаря чему идеально подойдет тем, кто привык не только жить настоящим, но и задумываться о будущем.
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции калькулятора, образец 2019/2020 года. должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности калькулятора, права калькулятора, ответственность калькулятора.
Должностная инструкция калькулятора относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях ".
В должностной инструкции калькулятора должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности калькулятора
1) Должностные обязанности. Выполняет на основе действующих рецептур, закупочных цен и торговых наценок калькуляции на продукцию, реализуемую в организациях общественного питания. Определяет цену на отпускаемую организацией общественного питания продукцию (блюда, полуфабрикаты, кулинарные и кондитерские изделия). В соответствии с изменением рецептур, закупочных цен и торговых наценок устанавливает цены на готовую продукцию и вносит соответствующие поправки в калькуляционные карточки. Ведет регистрацию калькуляционных карточек по установленной форме. Составляет на основе заявок заведующего производством (шеф - повара) расчет необходимого количества продуктов для приготовления блюд, полуфабрикатов и кулинарных изделий. Осуществляет выборку из товарных отчетов и ведение оперативного учета выпущенных блюд и собственной продукции. Выписывает ярлыки цен материально - ответственным лицам. Принимает участие в инвентаризации товарно - материальных ценностей.
Калькулятор должен знать
2) Калькулятор при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся продукции, реализуемой в организациях общественного питания; правила пользования сборниками рецептур блюд и кулинарных изделий; нормы раскладки и выхода готовой продукции; торговые наценки и правила пользования ими; порядок и правила расчета (калькулирования) отпускных цен на продукцию общественного питания; порядок оформления и учета калькуляционных карточек; правила эксплуатации вычислительной техники; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации калькулятора
3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1. Общие положения
1. Калькулятором принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Калькулятор принимается на должность и освобождается от должности ___________ (директором, руководителем) организации по представлению __________ (должность) .
3. Калькулятор должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся продукции, реализуемой в организациях общественного питания;
- правила пользования сборниками рецептур блюд и кулинарных изделий;
- нормы раскладки и выхода готовой продукции;
- торговые наценки и правила пользования ими;
- порядок и правила расчета (калькулирования) отпускных цен на продукцию общественного питания;
- порядок оформления и учета калькуляционных карточек;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы организации труда;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
4. В своей деятельности калькулятор руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом (положением) организации,
- приказами и распоряжениями ___________ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Калькулятор подчиняется непосредственно: _______ (должность) .
6. На время отсутствия калькулятора (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное _________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности калькулятора
Калькулятор:
1. Выполняет на основе действующих рецептур, закупочных цен и торговых наценок калькуляции на продукцию, реализуемую в организациях общественного питания.
2. Определяет цену на отпускаемую организацией общественного питания продукцию (блюда, полуфабрикаты, кулинарные и кондитерские изделия).
3. В соответствии с изменением рецептур, закупочных цен и торговых наценок устанавливает цены на готовую продукцию и вносит соответствующие поправки в калькуляционные карточки.
4. Ведет регистрацию калькуляционных карточек по установленной форме.
5. Составляет на основе заявок заведующего производством (шеф-повара) расчет необходимого количества продуктов для приготовления блюд, полуфабрикатов и кулинарных изделий.
6. Осуществляет выборку из товарных отчетов и ведение оперативного учета выпущенных блюд и собственной продукции.
7. Выписывает ярлыки цен материально ответственным лицам.
8. Принимает участие в инвентаризации товарно-материальных ценностей.
3. Права калькулятора
Калькулятор имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность калькулятора
Калькулятор несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция калькулятора - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности калькулятора, права калькулятора, ответственность калькулятора.
Данная должностная инструкция разработана для такой должности, как бухгалтер-калькулятор, для применения на вашем предприятии. Образец соответствует основным положениям трудового законодательства (Трудового кодекса) РФ, а также иных регламентирующих трудовые взаимоотношения работодателя и персонала документов.
Должностная инструкция
1. Общие положения
1.1. Порядок приема и порядок увольнения. Принадлежность к категории персонала.
Бухгалтер-калькулятор - специалист из категории технического персонала. Прием на работу этой категории специалистов осуществляется только по приказу руководителя организации по предложению главного бухгалтера или лица, исполняющего данные обязанности.
Увольнение осуществляется в обратном порядке (за исключением случаев нарушения трудового или иного законодательства - согласия главного бухгалтера в этом случае не требуется).
1.2. Порядок подчинения.
Бухгалтер-калькулятор находится в прямом подчинении у главного бухгалтера или лица, выполняющего его обязанности.
1.3. Нормативная база.
Бухгалтер-калькулятор обязан знать:
- требования всех видов нормативных документов по бухгалтерскому учету, касающихся как общей, так и отраслевой деятельности организации;
- требования методические материалов, практических пособий и руководств, касающихся его вопросов;
- требования внутренних организационных документов предприятия;
- требования приказов и распоряжений, издаваемых руководством организации и касающихся как общепроизводственной, так и его конкретной деятельности;
- требования своей должностной инструкции.
1.4. Требования к компетенции.
На должность может быть назначен работник, имеющий минимум среднее профессиональное образование и обученный специальным образом. Кроме того данный специалист обязан на практике:
- применять полученные им в ходе личного обучения знания;
- использовать в работе нормативные акты, относящиеся к деятельности организации (в том числе и по своими вопросам);
- знать требования работы с вычислительной техникой;
- соблюдать правила как личной, так и общественной безопасности (в том числе пожарной безопасности и охраны труда), правила трудового законодательства.
Касаемо деятельности предприятия общественного питания бухгалтер-калькулятор должен уметь:
- использовать в работе необходимые сборники рецептов готовых блюд;
- использовать технологические нормативы раскладки и точные нормы выхода готового продукта;
- калькулировать отпускные цены на готовую продукцию, используя знания в области правильного их расчета.
- правильно оформлять калькуляционные карточки.
1.5. Замещение.
В соответствии с положениями трудового законодательства замещение осуществляется по приказу руководителя организации.
Примечание. В этом пункте должностная инструкция должна содержать должность замещающего работника. В его инструкции должна быть прописана аналогичная информация.
2. Функции
Примечание. В пункте указываются все функции, которые возлагаются на бухгалтера-калькулятора руководством организации общественного питания. В качестве примера представлен образец, который необходимо доработать для применения на вашем предприятии.
Бухгалтер-калькулятор выполняет следующие функции:
- расчет себестоимости продукции, подлежащей реализации;
- расчет окончательной стоимости продукции;
- расчет необходимого количества ингредиентов и продуктов в соответствии с утвержденными технологическими картами приготовления блюд;
- учет реализованной продукции и продукции, подлежащей реализации;
- участие в производимых в организации инвентаризациях.
3. Обязанности
Примечание. Данный пункт должен содержать все функциональные обязанности, которые возложены на бухгалтера-калькулятора.
В случае привлечения такого специалиста, как бухгалтер-калькулятор, к ответственности за некачественное исполнение им его непосредственных обязанностей, необходимо ссылаться на подпункт с порядковой нумерацией.
Обязанности бухгалтера-калькулятора по выполнению возложенных на него функций:
3.1. Осуществлять полный цикл расчетных операций по определению стоимости реализуемой продукции, выполненных на основании действующих технологических карт рецептов, стоимости закупаемых ингредиентов и продуктов, а также торговой наценки.
3.2. Определять итоговую стоимость продукции, подлежащей реализации.
3.3. Своевременно вносить изменения в рассчитанную стоимость продукции в случае изменения компонентов цены.
3.4. Должным образом составлять калькуляционные карточки и вести их учет.
3.5. Рассчитывать технологические карты приготовления блюд на основании заявок уполномоченного персонала (шеф-повара, заведующего производством).
3.6. Вести учет реализованной продукции на основании данных товарных счетов и отчетов.
3.7. Оформлять ярлыки цен.
3.8. Участвовать в проводимых в организации инвентаризациях.
4. Права.
Примечание. Этот пункт инструкции определяет, на что имеет право бухгалтер-калькулятор для обеспечения качественного результата своей работы.
В качестве примера:
- Работник имеет право ознакомления с решениями руководителей, касающимися его непосредственной деятельности, еще на стадии их разработки до принятия, а также право предложения обоснованных и мотивированных изменений и дополнений в них.
- Работник имеет право предлагать руководителям варианты улучшения и совершенствования условий своей деятельности, которые могут привести к значительному повышению качества конкретно его или общей работы.
- Работник имеет право на открытый доступ к информации, требующейся для того, чтобы он качественно выполнил свои должностные обязанности.
- Работник имеет право на работу в безопасных условиях труда и на отказ от выполнения обязанностей при их необеспечении.
5. Взаимоотношения внутри предприятия
Примечание. Данный пункт включается в инструкцию, если руководство организации посчитает нужным регламентировать рабочие отношения бухгалтера-калькулятора с остальными сотрудниками предприятия.
6. Ответственность
Бухгалтер-калькулятор может быть привлечен к ответственности за следующие действия:
- некачественное (заведомо или по незнанию) исполнение своих должностных обязанностей;
- за совершение нарушений трудового законодательства;
- за нанесение организации материального вреда.
Виды ответственности:
- Дисциплинарная
- Административная
- Материальная
- Уголовная.
После составления этой должностной инструкции ее необходимо согласовать у непосредственного руководства этого работника. Утверждает инструкцию только руководитель организации.
Оригиналов документа должно быть два: одна должностная инструкция передается под роспись работнику, назначенному на должность бухгалтера-калькулятора, вторая остается в отделе кадров организации.
I. Общие положения
Калькулятор относится к категории технических исполнителей.
На должность калькулятора назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к опыту работы либо среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора организации.
Калькулятор должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, прочие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся продукции, реализуемой в организациях общественного питания.
- Правила пользования сборниками рецептур блюд и кулинарных изделий.
- Нормы раскладки и выхода готовой продукции.
- Торговые наценки и правила пользования ими.
- Порядок и правила расчета (калькулирования) отпускных цен на продукцию социального питания.
- Порядок оформления калькуляционных карточек и их учет.
- Правила эксплуатации средств вычислительной техники.
- Основы организации труда.
- Законодательство о труде.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила и нормы охраны труда.
Калькулятор подчиняется непосредственно __________________ (директору ресторана; шеф-повару).
На время отсутствия калькулятора (болезнь, отпуска, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенное в установленном порядке. Этот работник получает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Выполняет на основе действующих рецептур, закупочных цен, торговых наценок калькуляции на продукцию, реализуемую в предприятиях общественного питания.
Расчитывает цену на отпускаемую предприятием общественного питания продукцию (блюда, полуфабрикаты, кулинарные и кондитерские изделия).
Выполняет по мере изменения рецептур, закупочных цен и торговых наценок уточнение цен на готовую продукцию и вносит соответствующие уточнения в калькуляционные карточки.
Ведет регистрацию калькуляционных карточек по установленной форме.
Выполняет на основе заявок заведующего производством (шеф-повара) расчет нужного числа продуктов для приготовления блюд, полуфабрикатов и кулинарных изделий.
Выполняет выборку из товарных отчетов и ведение оперативного учета выпущенных блюд и собственной продукции.
Выписывает ярлыки цен материально-ответственным лицам.
Участвует в ревизии товарно-материальных ценностей.
III. Права
Калькулятор имеет право:
Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.
Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции уведомлять _______________ (директору ресторана; шеф-повару) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности организации (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично либо по поручению своего непосредственного руководителя от экспертов и исполнителей информацию и документы, нужные для выполнения его должностных обязанностей.
Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Калькулятор несет ответственность:
За ненадлежащее исполнение либо несоблюдение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским правом.
За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.
Все, кто работает в ресторанном бизнесе, люди особенные, творческие – даже бухгалтера. И ведение учета в ресторанном бизнесе очень увлекательно. Сейчас мы с вами подробно рассмотрим его особенности.
Бухгалтерия любит точность. Поэтому бухгалтера уделяют внимание каждой мелочи, чтобы в расчеты не закрадывались ошибки. Казалось бы – бухгалтерия в любой отрасли должна вестись по одним законам, но нет – учет для сферы общепита значительно отличается.
Давайте разберем 4 основных отличия, которые могут вызвать затруднения в работе начинающего бухгалтера-калькулятора.
Первое отличие: документы поступления.
Казалось бы, все просто, думаете вы: товарные и сырьевые позиции нужно внести в программу и все! Но большое количество справочников сырья затрудняет ведение учета: в реальности они мешают выводить остатки и контролировать расход.
Например, в компанию поступают две приходные накладные: товар закупался у двух разных поставщиков. В первой накладной есть позиция «Огурцы консервированные, 350 г., количество 6 шт, сумма 780 рублей, корнишоны, стеклянная банка». Во второй накладной «Корнишоны маринованные, ж/б, 650 г., 3 шт, сумма 1430 руб».
По правилам стандартного бухгалтерского учета у нас в программе должны оказаться две позиции, так как и вес, и упаковка у них разные. Но стандартные правила учета «не работают» в общепите. Что же нужно сделать?
Во-первых, завести только одну позицию – «Огурец консервированный», и при оформлении накладных в программе всегда использовать только ее. При этом разница в весе и упаковке не имеет значения.
Во-вторых, необходимо указать в килограммах вес продукта.
Если вы новичок, первый вопрос, который приходит к вам в голову, это: «Где же я возьму эту информацию? Я получаю только бумажную накладную!» Если вы не знаете точного веса, нужно отправиться на склад и изучить упаковку товара – там должны быть эти данные. В общепите принято указывать в документах вес нетто. Как быть с подсолнечным маслом и яйцами, спросите вы? На бутылках масла пишут вес продукта. Куриное яйцо, согласно книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок», весит около 40 грамм, то есть, 0,04 кг. Книга выпущена еще в советское время, но данные в ней не устарели и их с успехом можно использовать в учете.
Если на упаковке не указан вес, его можно вычислить. Кроме того, в уже упомянутой книге «Справочник рецептур и калькуляционных раскладок» содержатся данные. В ней выведены четкие проценты отходности и потерь при горячей и холодной обработках, а также среднестатистический вес для куриного перепелиного яйца и проценты потерь при разморозке.
Налаживайте контакт с поварами и работниками склада – они помогут вам.
В-третьих, для расчета цены в накладные всегда вносится реальный вес продукта. Повар или кладовщик на приемке взвешивает товар и вписывает фактический вес. Это будет либо вес нетто, умноженный на количество банок, либо реальный вес продуктов (кур, рыбы, хлеба), либо вес из книги рецептур, умноженный на количество, как в случае с яйцами.
Второе отличие: аналоги товаров.
В общепите один товар может быть заменен аналогом. Например, оливковое масло может быть заменено подсолнечным в пропорции 1:1, и наоборот, хотя это и не рентабельно. Можно поставить в аналоги друг другу куриное и перепелиное яйцо с коэффициентом 1:4.
Этот принцип можно использовать для вина, пива и другой алкогольной продукции.
Третье отличие: необходимо знать технологические процессы.
Бухгалтеру-калькулятору нужно иметь представление о работе кухни: она напрямую влияет на расход товаров, а значит, на учет. Мы порой даже не задумываемся, почему готовые блюда выносят так быстро. Как вы думаете, в чем тут суть? Да, речь сейчас пойдет о заготовках или полуфабрикатах.
Бухгалтер в расчете заводит карточку полуфабриката. Зачем их использовать, если можно вносить информацию о продукте в каждое блюдо? Начинающие бухгалтера так и поступают. Но здесь есть подвох, и дальше мы расскажем, какой.
Рецептура при использовании полуфабрикатов составляется на килограмм готового продукта. И рецептуру должна иметь каждая заготовка.
Например, картофель необходимо чистить, чтобы использовать в приготовлении пищи. Как рассчитать, сколько нужно взять нечищеного картофеля, чтобы получить 1 кг чищенного? Средний процент очистки, приведенный в сборнике рецептур, – 35%. Бывает, что отходность составляет больше или гораздо меньше: если картофель не очень качественный, и почернения тоже нужно срезать при чистке. А у молодого картофеля очень тонкая кожура и соответственно расход будет меньше. Вы можете учитывать в расчетах сезонность, но в современных условиях картофель закупается маленькими количествами и отходность не меняется. Сейчас при ресторанах и кафе нерентабельно содержать огромные овощные склады, поэтому, как правило, продукты закупаются маленькими партиями и хранятся на складе не больше недели. Поэтому сезонность при расчетах используется, если вы покупаете сразу большие партии продуктов.
Как мы уже говорили, если качество закупленного продукта хуже, его отходность увеличивается. Если в каждую карту блюда в системе поставить информацию о продукте с изменчивой отходностью, например, как в нашем случае – картофель, бухгалтеру потребуется изменить огромное количество калькуляций, чтобы правильно отражались остатки и себестоимость. Гораздо проще использовать карточку полуфабриката, например: «Картофель х/о (холодная очистка)» с рецептурой очистки. Таким образом, изменения нужно будет вносить только в одну карточку.
Еще один немаловажный момент – контроль расхода продукта на блюдо. Если мы работаем без полуфабрикатов, то целиком и полностью полагаемся на предоставленную нам шеф-поваром или технологом рецептуру. А теперь – очень интересная игра цифр.
Без полуфабриката вы не сможете проконтролировать процент отходности. Повар скажет вам: «Здесь у меня на нож много налипло, а тут на пол упало, это тоже отход...» – и вам ничего не останется, кроме как согласиться с ним: если вы не знаете технологии, вы будете вынуждены полностью полагаться на цифры, которые вам дали на бумаге повара. Это приведет к финансовому дисбалансу: при инвентаризации продукты на кухне есть, из них готовят блюда, но прибыли не видно. Это происходит из-за завышенного процента отходности. Образуются излишки, которые потом могут благополучно мигрировать по домам сотрудников кухни.
Четвертое отличие: одно сырье после разделки может дать несколько разных, и все это необходимо отражать в учете.
Общепит – очень творческая сфера, где есть место фантастике. Здесь один продукт легко превращается в пять видов сырья. Как же одно сырье превращается в другое?
Это происходит благодаря ежедневному рутинному процессу кухни, который необходимо фиксировать документально – разделке.
Например, целая охлажденная семга после отрубания головы и потрошения превращается в разные виды сырья. В среднем это 5 продуктов:
- Суповой набор для ухи (голова и хребет с плавниками) – его часто используют как основу при приготовлении обеда для сотрудников.
- Технологические отходы – пленки, мелкие косточки, кожа.
- Филе для суши.
- Филе «бабочка» для гриля.
- Мясо для рыбного фарша, которое соскребли с хребта.
Новые ингредиенты, полученные в результате разделки, будут стоить по-разному: самым дешевым будет суповой набор, а самым дорогим – филе. Технологические отходы, соответственно, ничего не стоят. Акт разделки оформляется при закупке каждой партии товара.
Пятое отличие: ведение справочника номенклатуры.
В справочнике номенклатуры мы должны создать как минимум 5 групп:
- Блюда.
- Полуфабрикаты.
- Сырье
- Услуги.
- Материалы и основные средства.
Это поможет обеспечить удобство учета.
Что должно быть в группах?
В папке «Сырье» вы создаете для своего удобства дополнительные группы, например:
Групп может быть и больше.
Полуфабрикаты можно разделить на 3 группы:
- Полуфабрикаты горячей обработки для европейской кухни,
- Полуфабрикаты для японской кухни,
- Полуфабрикаты холодной обработки.
Группа полуфабрикатов для японской кухни выделена отдельно, так как у них более высокая отходность, чем у остальных.
Например, огурец. При холодной обработке для европейской кухни отходность составит 3-4%: для использования продукта достаточно обрезать хвостовые части с двух сторон. В японской кухне для овощных роллов используется полностью очищенный огурец без косточек, соответственно, отходность составит 45-50%.
Это позволит вам, уважаемые бухгалтера, всегда точно знать, куда какое блюдо должно входить, проверять цены и избегать ошибок в расчетах. Кроме того, это сделает гораздо проще жизнь всего коллектива. Например, официанту будет проще найти блюдо, предложить его гостю и провести по кассе. Таким образом, компания сохранит доход и реализует сырье. А гость, который пришел только ради этого блюда, сможет его получить и останется доволен визитом.
Зачем нужна группа «Услуги»? Как она сделает жизнь работников кафе проще?
В нее входит компенсация за битую посуду, обслуживание банкета, кальян, аренду зала, выездное обслуживание и так далее. Если вы были на свадьбе или банкете, вы знаете, что это – важный пункт обслуживания. Такие услуги есть практически у каждого заведения.
С группой «Материалы и основные средства» каждый бухгалтер в силах разобраться самостоятельно. Напомним, что моющие и чистящие средства не должны быть среди сырья.
Самым важным в ведении учета является справочник номенклатуры. Необходимо также верно указывать единицы измерения. Кроме алкоголя и напитков, которые измеряются в литрах, вес всех товаров сырьевой группы должен быть указан в килограммах.
В заключение мы хотим пожелать всем бухгалтерам, которые решили заняться учетом в общепите или ресторанном бизнесе, большого терпения!
Помните, вы должны интересоваться производственным процессом, знать его основные принципы и стараться не мешать работе кухни или зала. Вы способны помочь организовать слаженную работу и в то же время обеспечить четкий и прозрачный учет, как товарный, так и финансовый.
Многие вещи в общественном питании кажутся со стороны сами собой разумеющимися, но на самом деле они происходят благодаря четкому учету и контролю. Желаю вам удачи!