Командировочные расходы директора единственного учредителя. Может ли компания оплачивать командировку учредителя. Однодневная командировка - особенности оплаты

Развивая бизнес, организации приходится расширять зону своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость направления сотрудников компании в служебные поездки в другие города и регионы. Порядок направления регулируется нормами законов. Однако, чтобы учесть все моменты деятельности и окончательно урегулировать взаимоотношения с сотрудниками лучше всего разработать Положение о командировках. Скачать образец положения на 2019 год можно ниже.

Положение о командировках – это нормативный акт фирмы, в котором она рассматривает основные моменты и вопросы, возникающие при направлении ее сотрудников в служебные поездки.

Положение о служебных командировках конкретизирует законодательство в рамках хозяйствующего субъекта, отражая используемые документы и процедуры в самой организации.

При этом закрепленные в нем нормы ни в коем случае не должны противоречит законодательству, и не ухудшать положение работающего на предприятии человека.

Малые предприятия могут не разрабатывать свое локальные нормативные акты, а вопросы между работников урегулировать положениями, отраженными в трудовых контрактах. Однако если численность сотрудников достаточно значительна, то рациональнее ввести отдельное положение, а в трудовых контрактах делать ссылку на него.

Внимание! Главная цель Положения о командировках урегулировать вопросы между администрацией компании и занятых на предприятии сотрудниках при возникновении спорных ситуаций и их разрешения. Также этот акт призван обосновать произведенные в затраты и включить их в расходы при налогообложении прибыли.

Кто должен составлять положение

Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.

Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).

Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.

Внимание! Если в компании довольно часто направляют работников в командировки, то рекомендуется разработать данное положение и использовать его при урегулировании вопросов с персоналом в этой сфере отдельное положение.

Положение о командировках образец 2019 скачать

Скачать в формате Word.

Что оговаривается в положении о командировках

Общие положения

Все основные моменты, связанные с командировками, закрепляются законодательно в положении №749. Поэтому в этом документе необходимо оговорить те моменты, которые оставлены на усмотрение работодателей. Например, считается ли командировкой поездка надомного сотрудника к работодателю, либо по каким признакам поездка в течение одного дня будет отнесена к командировкам.

Правило оформление командировок

Новые правила по командировкам не требуют, чтобы на сотрудника выписывались и . Теперь основополагающим документом стал . Однако если необходимо, чтобы данные бланки все же были у работника, это необходимо прописать в данном разделе.

Здесь же нужно обговорить порядок сокращения продолжительности поездки либо ее продления - при соблюдении каких условий можно выполнить каждое действие.

Обязательно нужно обговорить, по какому принципу осуществляется определение продолжительности поездки, чтобы на основании этого правильно рассчитать количество суточных.

Внимание! Еще один момент, который можно отразить в данном разделе - порядок привлечения командированного сотрудника к работе в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Компания имеет право сама для себя установить, какие суммы будут подлежать возмещению после поездки, а также каким образом работник должен подтвердить правомочность произведенных расходов.

Предприятие имеет право для разных должностей установить разные объемы компенсируемых расходов.

В данном разделе желательно установить:

• На каком типе транспорта работники разных должностей должны уезжать в поездку и возвращаться из нее;
• При каких условиях работник имеет право воспользоваться самолетом;
• Какая максимальная сумма оплаты за проживание в сутки (это также можно установить для каждой должности);
• Работникам каких должностей можно пользоваться услугами повышенной комфортности - бизнес-класс, люкс-номера в гостинице и т. д.
• Можно ли использовать для командировки личный транспорт и при каких условиях;
• Можно ли в командировке пользоваться услугами такси;
• Какие документы работник должен предоставить по каждому типу расходов.

В раздел нужно включить информацию:

• В какой срок нужно работнику выдать необходимые денежные суммы на командировку;
• Каким образом и в течение какого промежутка времени после возвращения из поездки он должен будет предоставить отчет о произведенным во время нее расходам.

Порядок утверждения положения

Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.

Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.

После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:

• Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
• Издать отдельный распорядительный документ – приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.

Внимание! После ввода положения в действие его текст нужно предоставить для ознакомления всем работникам фирмы. Факт ознакомления нужно фиксировать на отдельном либо в специальном журнале путем проставления подписи.

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в и других .

Обязательные документы:

• Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

• Служебное задание.
• Отчет по командировке
• А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Кого нельзя направить в командировку

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

• Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
• Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
• Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

• Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
• Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
• Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
• Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
• Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Когда кадровые специалисты осуществляют оформление командировки данных категорий сотрудников, письменное согласие, получаемое от них на поездку, обязательно должно содержать информацию, о том что они уведомлены о своем праве на отказ от нее.

Часто встает вопрос у специалистов, когда оформляется командировка внутреннего совместителя. Их можно отправлять в командировку. Однако проблема возникает при отражении времени командировки на втором месте работы.

Внимание! Законом запрещено это время оформлять , либо ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется в данный период по второму месту предоставлять дополнительный отпуск с оплатой за счет средств компании.

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.

Как оформить командировку сотрудника в 2017 году

Шаг 1. Оформить приказ о направлении в командировку

При оформлении приказа можно использовать стандартные формы Т-9, Т-9а, либо применять фирменный бланк, в котором текст распоряжения излагается в свободной форме.

До 2015 года основанием для оформления приказа служило предварительное составленное служебное задание, реквизиты которого нужно было вписать в соответствующую строку документа. Теперь же в качестве основания можно использовать распоряжение руководителя, служебную записку и т. д., либо вообще оставлять это поле пустым.

Работник, на которого оформляется приказ, должен ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Если сотрудник для поездки использует собственный либо служебный автотранспорт, это также необходимо отметить путем включения соответствующей строки в имеющийся приказ, или издания нового в свободной форме.

Шаг 2. Выдать денежные средства

Если работнику предстоит служебная командировка, то ему необходимо получить в кассе денежный аванс на оплату проезда, проживания в месте назначения и прочих незапланированных расходов, а также суточные за каждый день пребывания в поездке.

Для оформления выдачи денежных средств из кассы применяется расходный кассовый ордер. Размер финансирования всех этих расходов должен быть закреплен в локальном акте компании.

В качестве основания для выдачи денежных средств является приказ на направление в командировку. Кроме этого, работник сам может составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат, то она должна быть утверждена руководителем компании.

При выдаче денег необходимо учитывать следующее:

• Если поездка будет проходить внутри страны, то все причитающиеся средства могут быть выданы как наличными из кассы, так и путем перечисления на карту или банковский счет.
• Если производится оформление командировки за границу, то суточные за дни нахождения на территории России должны быть выданы в рублях, а за дни пребывания в другой стране - в валюте этой страны либо в рублях по курсу ЦБ.

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

Если это закреплено в локальных актах компании, то в оформление командировки входит составление командировочного удостоверения. В зависимости от применяемой формы, в нем могут указываться задание на командировку, отчет сотрудника о работе, производится расчет суточных.

Также в бланке есть место для проставления печатей о прибытии и убытии на место поездки. Однако, их проставление теперь не является обязанностью, и если они не проставлены, нарушением это являться не будет.

Необходимость в ведении журналов уезжающих в поездку сотрудников теперь отменена. Однако организации могут это делать в добровольном порядке. Для этого им нужно установить форму журнала, порядок его ведения в локальных актах.

Обычно, журнал содержит такие графы:

• Ф.И.О. работника;
• Название организации назначения;
• Населенный пункт назначения;
• Даты выезда и приезда;
• Отметка о сдаче отчета.

Внимание! Командировочное удостоверение в настоящее время не является обязательным документом, поэтому организация может оформлять его по своему усмотрению.

Шаг 4. Сделать отметку в табеле рабочего времени

После того, как сотрудник был отправлен в служебную поездку необходимо отметить время его отсутствия в . Для этого применяется код “06” либо буквенное обозначение “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с момента возвращения из поездки, работник обязан составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это выполняется при помощи стандартной формы АО-1.

Если это закреплено в локальных актах, то вместе с авансовым отчетом сотруднику также необходимо предоставить отчет о проделанной в поездке работе. Это можно сделать в произвольном виде, на форме, разработанной в компании, либо использовать графу 12 бланка , если он входил в оформление командировки.

К авансовому отчету нужно прикрепить документы, подтверждающие произведенные расходы. К ним относятся:

• Документы, подтверждающие найм помещения для проживания - квитанция или счет гостиницы, в которых указаны все необходимые реквизиты, число дней проживания, стоимость одного дня, либо договор о найме жилого помещения (частного дома или квартиры);
• Документы, подтверждающие расходы на проезд (билеты, посадочные талоны, в том числе чеки на услуги по оформлению документов, получение постели в поездах и т. д.);
• Документы на оплату такси - чеки, квитанции, бланки;
• Служебная записка на возмещение расходов, если работник ездил своим автотранспортом либо на служебном автомобиле. К ней прикладывается путевой лист, чеки и квитанции с заправок и т. д.;
• Служебная записка, если отсутствуют документы на проезд, либо на проживание, либо и те, и те.
• Документы, подтверждающие прочие согласованные расходы (к примеру, квитанция на услуги связи).

Внимание! При получении авансового отчета на руки, бухгалтер делает об этом отметку в отрывной части и возвращает ее работнику.

Шаг 6. Возврат неиспользованных средств в кассу (если остались)

Если во время поездки работником была потрачена не вся сумма, то ее остаток он обязан внести в кассу в течение 3 дней с момента подачи им отчета. Операция оформляется приходным кассовым ордером.

Закон дает право работодателю удержать из зарплаты невозвращенную сумму, но это можно сделать только в течение месяца с момента истечения срока на добровольный возврат. По прошествии месяца удержать деньги можно только через суд, оформив иск на возмещение ущерба.

Внимание! Если работник добровольно согласился на удержание долга из зарплаты, ему необходимо написать об этом заявление. На основании него должен быть оформлен приказ на удержание, сумма которого не может составлять больше 20% от размера начисленной зарплаты.

Шаг 7. Компенсация перерасхода денежных средств (при необходимости)

Если работник израсходовал в поездке больше денежных средств, чем ему было выдано, в первую очередь нужно проверить его авансовый отчет, и если превышение трат было вынужденным, произвести выплату перерасхода из кассы, оформив расходный кассовый ордер.

Для определения обоснованности перерасхода нужно определить следующее:

• Были ли траты произведены на неотложные нужды;
• Есть ли подтверждающие эти траты документы, и оформлены ли они правильно;
• Правильно ли оформлен авансовый отчет.

Важно! Организация обязана произвести выдачу излишне потраченных средств в срок 3 дней с момента отчета (это указано в положении по командировкам).

В противном случае работник имеет право обратиться в суд не только за взысканием долга, но и за получением процентов. Если у предприятия нет возможности выплатить всю сумму сразу, то лучше составить соглашение между сторонами с указанием сроков погашения долга.

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести , правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления - неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

По закону - это период, на который работник полностью освобождается от выполнения любых рабочих обязанностей. Поэтому, если возникла необходимость произвести оформление командировки по время отпуска, сначала необходимо произвести отзыв из отпуска.

Необходимо помнить, что ТК устанавливает случаи, в которых произвести невозможно. Также необходимо получить от работника письменное согласие.

Пошагово это оформляется следующим образом:

• Создать ;
• путем проставления на приказе фразы «Не возражаю»;
• Создать приказ о направлении в командировку;
• Выдать денежные средства (суточные, на покрытие предстоящих расходов).

Нужно учесть, что такая процедура как отзыв, требует обязательного внесения изменений в . Поэтому необходимо с работником сразу обсудить, когда он возьмет оставшиеся дни отдыха. Если он хочет продолжить отдыхать после выполнения обязанностей, придется снова произвести оформление отпуска.

Внимание! Отзыв из отпуска также требует пересчета выплаченных отпускных. Это можно не делать, если работник хочет сразу же продолжить отдыхать, причем это период находится в том же месяце, что и первая часть. В противном случае излишне выплаченные средства придется вернуть в кассу, либо зачесть их в счет аванса либо командировочных сумм.

Для одних отечественных хозяйствующих субъектов командировка директора не является чем-то экстраординарным, другие сталкиваются с этим впервые, задаваясь вопросами типа «как ее оформить», «какие документы нужны, и кто их будет визировать». Ответы на них, а также детальная инструкция по оформлению командировки для руководителя, представлены в статье.

Нормативное регулирование командировочных вопросов

Определение понятия «служебная » дано в ст. 166 ТК и звучит следующим образом: это – поездка подчиненного с отрывом от постоянного рабочего места для выполнения данного руководством поручения.

Таковой не считаются поездки сотрудников, нанятых для разъездной работы.

Особенности направления в нее содержит одноименное правительственное Постановление № 749 от 13.10.2008 г.

Данные акты регулируют вопросы оформления командировки руководителя организации, поскольку он также является наемным работником, но уполномоченным представлять сторону нанимателя в отношениях с другими членами коллектива (актуально, если руководитель не является учредителем).

Так, согласно им:

• определяется продолжительность данной поездки, обусловленная объемом имеющихся задач и их сложностью;
• руководителю на время отсутствия предоставляются определенные гарантии (в частности, о сохранении за ним должности и среднего заработка, а также о возмещении понесенных целевых расходов по его возращении).
• устанавливаются определенные ограничения.

Срок пребывания в командировке не регламентирован. Единственное — лица, допущенные к гостайне, не могу находиться в ней более полугода (Постановление № 63 от 06.02.2010 г.).

Законодательство постановляет обязательность компенсирования руководителю в полном объеме целевых , имевших место в командировке.

Под ограничениями стоит понимать запрет на поездки в командировки таким категориям руководителей:

• женщинам, ожидающим ребенка;
• одиноким родителям, на иждивении которых находятся несовершеннолетние до 5 лет, дети-инвалиды или нетрудоспособные домочадцы.

Также ограничения касаются руководителей, воспитывающих детей, не достигших трех лет, самостоятельно. Их можно отправить в командировку, но только при наличии письменного согласия и медицинской справки, подтверждающей хорошее состояние здоровья.

Оформление командировки директора: документы

Командировка сопровождается документами, принятыми постановлением Госкомстата № 1от 05.01.2004 г. до 2013 г.

Прежде чем приступать к их оформлению, следует изучить уставную документацию. В ней указывается лицо, наделенное правом составления и визирования локальных распоряжений. Иногда это – заместитель руководителя или главбух, что допускается п. 3 ст. 53 ГК. Если же им является сам директор, то подписанием требуемых бумаг должен заниматься он.

1. ф. № Т-10а;
2. ф. № Т-9;
3. приказ о временном замещении руководителя;
4. ф. № Т-10.

Первая форма – это служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В нем кратко приводятся итоги поездки и совершенные расходы.

На его основании издается приказ о командировании (п. 2) и, параллельно, приказ о замещении руководителя.

Факт пребывания в командировке и его продолжительность доказывает командировочное удостоверение (п.4), выписываемое в одном экземпляре при поездке по РФ на срок, превышающий один день. Оно содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращения обратно, предоставляется руководителем в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом.

Все вышеперечисленное подписывает руководитель организации, если право на это не делегировано другому лицу. То есть, он самостоятельно себя командирует.

С начала 2015 г. документы из п.1 и п. 4 считаются необязательными (Постановление № 1595 от 29.12.2014 г.), однако, во многих отечественных компаниях они существуют до сих пор.

Приказ о направлении директора в командировку

С 2017 г. приказ является главным основанием для оформления командировок и компенсации понесенных в них расходов.

Вопрос количества копий документа на федеральном уровне не рассмотрен, поэтому руководители решают его самостоятельно, учитывая потребности делопроизводства. Чаще всего издают один оригинал, копию которого передают в бухгалтерскую службу.

Шапка содержит сведения о названии компании, шифре ОКПО и нумерацию документа.

В теле приказа указываются:

• продолжительность поездки (в кал. дн.);
• даты выбытия и возвращения;
• пункт назначения;
• цель командировки;
• личные данные руководителя;

В случае необходимости упоминается финансирующая поездку сторона.

Документ должен визироваться руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяться оттиском печати. Вместо подписи об ознакомлении можно поставить дату.

Приказ хранится в архиве:

• 5 лет – если поездка была краткосрочной, то есть не превышала года (или 6 месяцев, о чем упоминалось выше);
• 75 лет – в случае долгосрочной командировки.

Передача руководителем своих полномочий – как осуществляется, чем подкрепляется

При командировании руководителя следует уделить внимание вопросу делегирования его обязанностей. Они могут быть переданы любому сотруднику, но с его письменного согласия. Если оно дано – оформляется соответствующий приказ.

В образцовом документе:

• отражается продолжительность и предпосылки замещения;
• уточняются полномочия. Если этого не сделано, замещающее лицо должно будет выполнять весь функционал, определенный Уставом;
• содержится пункт об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчиненного.

В таком случае с подчиненным целесообразно заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору.

Также на заместителя оформляется доверенность на ведение дел (ст. 185 ТК). В основном, она действительна в течение трех лет. Но руководитель вправе указать и меньший срок. Нотариального заверения она не требует.

Для того чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, руководитель должен предоставить в обслуживающую банковскую организацию карточку с подписью зама (если ее нет в первоначальном варианте).

Компенсация расходов и оплата суточных

В идеале, до отправления в командировку руководителю выдаются суточные на совершение им целевых расходов в размере:

• 700 р. за каждый день – если поездка не предусматривает выезда за границу;
• 2500 р. – если планируется командировка директора .

Указанные суммы прописаны на федеральном уровне. Они освобождены от налогообложения и могут быть увеличены. В этом случае разница облагается по ставке 13 %. Если длительность заграничной поездки составила более 183 дн., ставка увеличивается до 30 %.

Механизм и объем компенсирования затрат определен на макро- и микроуровне (в локальных документах).

Так, в течение трех дней с даты выхода на работу после поездки директором предоставляется авансовый отчет стандартизированной формы о командировочных затратах и пакет подтверждающей их документации (проездные билеты, чеки, квитанции), на основании которых сотрудником бухгалтерии производится окончательный расчет с руководителем. Если сумма потраченного меньше полученной до отъезда, разница возвращается в кассу. Перерасход либо компенсируется директору, либо нет, если он нецелевой.

Документальное основание для выдачи денег – РКО, его реквизиты вносятся в авансовый отчет.

Командировка директора на личном автомобиле подтверждается маршрутным листом, оплаченными чеками и квитанциями, подтверждающими следование маршруту. На первичном этапе оформления командировки он должен предоставить техпаспорт или доверенность, если машина не находится в его собственности.

Директору могут быть выплачены допсредства для починки или поддержания состояния транспортного средства за его использование в рабочих целях. Это должно прописываться в соглашении между руководителем и юрлицом.

Кроме вышеприведенных средств, каждый рабочий день командировки оплачивается, исходя из среднего заработка (за 12 мес.). Если он меньше оклада, командирование руководителя невыгодно. В этом случае ему может предусматриваться доплата, базой расчета которой служит оклад.

Командировка директора в выходной день

Иногда руководителям компании приходится отправляться в командировку или пребывать из нее в . В целом, это запрещено ст. 113 ТК, но в ней же приведены исключительные случаи, когда это допускается.

Так, командирование директора в выходной и нерабочий праздничный день возможно только с его письменного согласия и должно быть обусловлено необходимостью оперативного выполнения непредвиденных заданий, от которого зависит нормальное функционирование хозяйствующего субъекта.

По приезду руководителю ст. 153 ТК предоставляется:

• оплата в повышенном (минимум – двойном) размере;
• одинарная оплата + дополнительный день отдыха в любое удобное для него время.

Особенности командировки руководителя бюджетной организации

В локальных документах некоммерческих организаций (в частности, в приказе о направлении в командировку) следует указывать источники компенсации командировочных расходов. Это могут быть как бюджетные средства, так и доходы от оказания оплачиваемых услуг.

Во многих бюджетных учреждениях руководитель может совмещать должности. Поэтому он командируется как по основному, так и по дополнительному рабочему месту.

Из вышеприведенного исходит, что деловая поездка руководителя, по сути, ничем не отличается от командировки рядового подчиненного. Единственный нюанс заключается в делегировании полномочий на время отсутствия директора, которое оформляется соответствующими документами, подписываемыми либо уполномоченным на это лицом, либо самим руководителем, если иное Уставом не предусматривается. Также с 2015 г. составлять служебное задание и выдавать командировочное удостоверение не обязательно. Документальным подтверждением совершения поездки и основанием для ее компенсирования являются приказ о направлении в командировку и проездные документы.

Порой учредитель компании тратит свои личные деньги на встречах в целях развития бизнеса. Он просит возместить ему данные затраты. Как правильно учитывать эти расходы в налоговом и бухгалтерском учете организации ?

Бухгалтеру при квалификации хозяйственной операции, связанной с оплатой расходов учредителей, приходится сталкиваться с трудностями. Они возникают из противоречий, содержащихся в нормах российского законодательства. Еще одна причина - нечеткие определения экономического и правового содержания фактов хозяйственной жизни, а также особого статуса учредителей как собственников компании. О том, как правильно оформлять и принимать к учету расходы учредителя, узнаете в статье.

Кто такой учредитель?

Постараемся понять, кто такой учредитель и какие у него права в отношении распоряжения финансовыми средствами организации.

Сразу отметим, что будем вести речь о коммерческих организациях, основная цель которых - получение прибыли.

Часто среди предпринимателей складывается мнение, что учредитель является собственником бизнеса. Именно учредителям организация обязана своим существованием, так как они вложили свои средства и силы в ее создание.

Однако российское законодательство определяет, что имущество собственников обособлено от имущества организации, ими созданной.

Учредитель (участник) юридического лица не отвечает по обязательствам юридического лица, а юридическое лицо не отвечает по обязательствам учредителя (участника)*(1).

Учредителю принадлежит доля (акции) в уставном капитале общества, а не имущество самой организации. Обязательства учредителей ограничиваются их долей в уставном капитале и необходимостью участвовать в управлении организацией. Распоряжаться имуществом общества учредитель не вправе.

Федеральными законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью определены обязанности учредителей*(2). Среди них выделим следующие: необходимость внесения вклада в уставный капитал, участие в общем руководстве и управлении деятельностью коммерческой организации, создании совета директоров.

Учредители могут входить в состав совета директоров, а могут не являться членами постоянного руководящего органа общества.

Принадлежность учредителя к совету директоров - существенный момент в квалификации его расходов при налогообложении прибыли.

Выплаты учредителям и Налоговый кодекс

Расходы и выплаты, касающиеся учредителей, регулируются следующими нормами Налогового кодекса:

– подп. 49 п. 1 ст. 264 – другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (в некоторых случаях финансовое ведомство позволяет признавать расходы по этому пункту);

– п. 2 ст. 264 – в состав представительских расходов, относящихся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, включаются затраты участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;

– подп. 16 п. 1 ст. 265 – к внереализационным расходам относятся затраты на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков), в частности: аренду помещений, подготовку и рассылку необходимой для проведения собраний информации и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания;

– п. 21 ст. 270 – к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);

П. 48.8 ст. 270 - к расходам, не учитываемым в целях налогообложения, относятся суммы вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров.

Ситуаций, в которых в налоговом учете признают расходы учредителей, немного. Существенное ограничение в отношении признания таких расходов - пункт 48.8 статьи 270 Налогового кодекса, который буквально вычеркивает все выплаты в пользу членов совета директоров из расчета налога на прибыль.

Официальная позиция Минфина России следующая: отношения членов совета директоров и организаций не относятся ни к гражданско-правовым, ни к трудовым отношениям, если не заключаются соответствующие договоры*(3).

Ссылаясь на письмо финансового ведомства, считаем необходимым пояснить следующую ситуацию. В письме рассматривается конкретный эпизод выплаты вознаграждения членам совета директоров. Это позволяет предполагать, что расходы, не касающиеся поощрительных выплат, к выводам письма не относятся. Однако словосочетание "иных выплат" буквально означает все выплаты в пользу членов совета директоров.

Во избежание налоговых рисков по налогу на прибыль, все выплаты членам совета директоров налогоплательщику следует квалифицировать как расходы, не учитываемые при налогообложении. Если с членом совета директоров не заключен трудовой договор или договор ГПХ, то все компенсации расходов этим лицам не учитываются при расчете налога на прибыль (расходы на поездки, оплата гостиниц, представительские расходы и др.).

Расходы учредителя в отдельных случаях

Рассмотрим самые распространенные ситуации, когда учредитель действует в интересах компании:

1) участие в организационных мероприятиях по управлению хозяйственным обществом, предусмотренных уставом;

2) выполнение определенных функций работников компании;

3) представление интересов компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Отметим, что личные потребности учредителей в их собственных интересах могут оплачиваться компанией, но только в пределах положенных им дивидендов или по согласованию с другими участниками общества. Такая ситуация иногда встречается в практике, но не должна носить регулярный характер. Иначе компания станет убыточной, а это не служит основной цели создания коммерческой организации – извлечению прибыли. Такие расходы однозначно не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Рассмотрим первую ситуацию, когда учредителю необходимо прибыть на общее собрание учредителей в дочернюю компанию.

Учредитель может находиться в одном месте с дочерней компанией, а может проживать в другом городе или другой стране. При этом он может иметь трудовой договор с ней, а может и не состоять в ее штате.

Если учредитель проживает в месте нахождения дочерней компании, то он не нуждается в расходах на поездку. Если же он находится в другом городе или стране, нужно организовать поездку (покупка билетов, оформление визы, проживание, питание и др.).

Разберемся, можно ли такую поездку считать командировкой?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*(4). При этом в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем*(5).

Нередко материнская компания направляет своего представителя на собрание учредителей дочерней компании, издав приказ о командировке. Так возникают командировочные расходы. Такие расходы могут быть приняты головной организацией в налоговом учете, так как они связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Ведь средства, вложенные в уставный капитал дочерней компании, являются финансовыми вложениями и должны принести дивиденды.

Обратите внимание: если дочерняя компания имеет трудовой договор с учредителем, то она поездку такого работника может квалифицировать как служебную командировку. Расходы по такой командировке лучше учесть по статье "Прочие расходы, связанные с производством и реализацией".

В случае же если между учредителем и дочерней компанией трудовой договор не оформлен, то данная поездка не является служебной командировкой. Поэтому расходы учредителя на проезд до места, где проводится собрание учредителей дочерней компании, нельзя учесть по статье "Командировочные расходы"*(6).

Письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. N 03-03-06/1/759

Есть мнение, что такие расходы на поездки учредителей могут быть учтены в качестве представительских расходов. Альтернативная идея в том, что перечень представительских расходов должен быть закрытым, не подлежащим расширенному толкованию. Поэтому организация самостоятельно должна принять решение о признании таких расходов в налоговом учете, оценив все возможные риски.

Признание расходов на поездки учредителей (оплата пассажирских билетов, трансфера, гостиниц, визы, питания, транспортного обеспечения и др.) спорное. Это расходы самих учредителей, так как они обязаны и заинтересованы участвовать в управлении дочерней компании, но дочерняя компания обязана привлекать учредителей. Эти отношения должны регулироваться уставом.

На наш взгляд, затраты на организацию поездки учредителей в налоговом учете можно отнести к другим расходам, связанным с производством и (или) реализацией*(7). При этом цель поездки должна быть предусмотрена уставом и присутствие учредителя обязательно для решения вопросов компании. Например, назначение генерального директора, аудитора, ревизора, утверждение годового отчета и другие необходимые в деятельности компании мероприятия. Эти расходы не нормируются налоговым законодательством. Однако для компании будет полезным составить смету или бюджет мероприятия, согласовать этот документ со всеми учредителями и утвердить его у генерального директора.

В этом случае необходимо информировать учредителей об их обязанности предоставить в компанию документы, подтверждающие их расходы. Удобным документом для такой ситуации является форма авансового отчета по форме АО-1 с приложением к нему всех необходимых документов.

Дочерняя компания может взять на себя инициативу и самостоятельно оплатить часть расходов по организации поездки и проживания учредителей на основании договоров с транспортными агентствами и гостиницами по безналичному расчету. Тогда подтверждающие документы предоставят соответствующие контрагенты через ответственных лиц компании.

Если цель мероприятия, на которое прибыл учредитель, не оговорена в уставе, организации будет сложно доказать экономическую обоснованность расходов на поездку учредителя. Ведь все функции текущей деятельности компании должны обеспечиваться штатными работниками. Скорее всего, оплату такой поездки налоговики рассмотрят не как расход компании, а как доход физического лица. При возникновении похожей ситуации организации предпочтительно предоставить сведения в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Буфетное обслуживание (фуршет), завтрак, обед, транспорт для доставки учредителей до места проведения собрания, оплата услуг переводчиков во время представительского мероприятия признается расходом в целях налогообложения.

Однако если проведенные мероприятия, например, ужин в ресторане, не носят официального характера или же отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли*(8).

Для подтверждения представительских расходов рекомендуем издать приказ о проведении мероприятия, утвердить смету расходов и назначить ответственное лицо. Последнему необходимо представить отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четырех процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Рассмотрим вторую ситуацию, когда учредители выполняют определенные функции работников компании.

Если с учредителем заключен трудовой договор, то расходы по его заработной плате или командировкам в обычном порядке принимаются при расчете налога на прибыль.

Если учредитель не является работником компании, то его участие в текущей деятельности компании должно быть регламентировано договором подряда, возмездного оказания услуг или иным договором гражданско-правового характера (ГПХ).

Расходы учредителя на командировки или представительские расходы оговариваются в условиях договора ГПХ и возмещаются ему на основании заявления при условии, что к последнему приложены соответствующие подтверждающие документы.

По договору ГПХ учредителю должно быть назначено вознаграждение, которое учитывается в расходах. Выбор статьи расхода зависит от предмета договора.

При этом вознаграждения за выполнение трудовых функций или обязательств по договору ГПХ должны быть четко разграничены от вознаграждения за выполнение обязанности члена совета директоров. Так как расходы в виде сумм вознаграждений и иных выплат, осуществляемых членам совета директоров, не учитываются в целях налогообложения прибыли*(9).

Рассмотрим ситуацию, когда учредитель представляет интересы компании в различных взаимоотношениях с третьими лицами (встречи с покупателями, поставщиками, органами власти).

Обстоятельства ситуации очень похожи на предыдущие отношения учредителя и дочерней компании. Если учредитель действует в интересах компании, это означает, что он выполняет конкретные функции. Порой учредитель не желает заключать какой-либо договор с дочерней компанией.

В случае если учредителю выплачивается вознаграждение без оформления трудового договора, то его сумма не учитывается в расходах*(10). Если вознаграждение не выплачивается, то деятельность учредителя в пользу компании может быть квалифицирована как безвозмездное оказание услуг, что влечет возникновение внереализационного дохода при налогообложении прибыли.

Расходы учредителя в представительских целях принимаются в налоговом учете, если они документально подтверждены и направлены на получение доходов. Это могут быть переговоры с поставщиками или покупателями, представителями органов власти. Цель переговоров с представителями органов власти должна быть связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании, состав расходов и их сумма - разумными в пределах практики делового оборота: вода, кофе, чай, печенье и т.д. Никакие сувениры, подарки не входят в перечень представительских расходов.

Важно с осторожностью квалифицировать выплаты, компенсирующие расходы учредителей, если они являются членами совета директоров. Буквальное прочтение пункта 48.8 статьи 270 Налогового кодекса не позволяет признавать в целях налогообложения какие-либо выплаты членам совета директоров.

Зачастую при осуществлении деятельности учредителей в интересах компании появляется необходимость использовать служебный транспорт.

В данном случае расходы на поездку до места проведения собрания можно учесть в составе представительских расходов. При этом расходы на поездку должны быть подтверждены путевым листом, а цель поездки связана с решением вопросов, существенных для деятельности компании.

Подведем итоги и представим наши выводы в виде таблицы.

Обоснование расходов учредителя в налоговом учете

Расходы учредителей до регистрации фирмы

При расчете налога на прибыль организационные расходы до момента регистрации не отражаются независимо от того, являются они в соответствии с учредительными документами вкладом в уставный капитал или нет. Это объясняется следующим.

Правоспособность организации возникает в момент ее регистрации*(11). В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами являются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. До момента регистрации организация не является налогоплательщиком, поэтому расходы, понесенные до регистрации, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Бухгалтерский учет расчетов с учредителями

Информация обо всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации отражается на счете 75 "Расчеты с учредителями".

Расходы учредителей, связанные с производством и реализацией, отражаются проводкой:

Дебет 20 (26, 44) кредит 75.

Прочие расходы учредителей оформляются следующей записью:

Дебет 91 кредит 75.

При выплате доходов от участия в организации делается запись:

Дебет 84 кредит 75.

Если учредитель - работник организации, то начисление и выплата ему доходов от участия в организации отражаются не на счете 75, а на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

При этом выполняется следующая запись:

Дебет 84 кредит 70.

───────────────────────────────────────────────────────────

*(1) п. 3 ст. 56 ГК РФ

*(2) Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ, от 26.12.1995 N 208-ФЗ

*(3) письмо Минфина России от 05.03.2010 N 03-03-06/1/116

*(4) ст. 166 ТК РФ

*(5) п. 2 пост. Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

*(6) подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(7) подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(8) письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759

*(9) п. 48.8 ст. 270 НК РФ

*(10) п. 21 ст. 270 НК РФ

*(11) п. 3 ст. 49, п. 2 ст. 51 ГК РФ

аутсорсинговое подразделение компании BDO

Учредитель ездил в другой город по делам компании, например, чтобы с поставщиком или покупателем. Оплату проезда и гостиницу компания учла как командировочные расходы. Но так безопасно поступать, только если собственник компании является одновременно генеральным

Если же компания не заключала трудовой договор с учредителем, учесть расходы как командировочные нельзя. Ведь в командировку можно направить только работника (ст. 166 ТК РФ). Поэтому инспекторы могут посчитать, что расходы необоснованны, доначислить и НДС, если компания принимала этот налог к вычету. Кроме того, проверяющие потребуют удержать НДФЛ.

Чтобы у инспекторов не было претензий, с учредителем можно заключить срочный трудовой договор. Но тогда нужно будет оформлять кадровые документы. Другой вариант — заключить договор поручения, например, если участник с контрагентом. Или договор оказания услуг.

В договоре вознаграждение за оказание услуг. А также пропишите обязанность компании возместить расходы учредителя. Но не нужно делать оговорку, что предприятие оплачивает командировочные затраты. Либо компенсацию расходов можно включить в сумму вознаграждения. Кроме того, оформите отчет о выполнении поручения или акт приемки-сдачи услуг. Тогда суммы, потраченные на поездку, можно учесть в расходах при условии, что они подтверждены первичными документами. Кроме того, можно списать вознаграждение учредителя (п. 21 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС можно принять к вычету, если счета-фактуры оформлены на компанию. Вычет можно заявить и на основании билетов, если в них выделена сумма налога. Но это явно прописано только для командировочных затрат (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому к этим вычетам не исключены налоговиков.

Расходы, компенсируемые учредителю, оплачены в интересах компании, поэтому налоговики считают, что начислять НДФЛ не нужно (письмо от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926). Но из разъяснений можно сделать вывод, что эти суммы облагаются налогом (письмо от 29 января 2014 г. № 03-04-06/3282). Поэтому безопаснее уточнить позицию своей инспекции. Либо если учредитель оплачивал расходы самостоятельно, компания может предоставить ему профессиональный налоговый вычет на сумму затрат (письмо Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-07/15155). Тогда налог платить не потребуется.

Взносы начислять не надо при условии, что компания компенсировала расходы, подтвержденные первичными документами (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-80). Что касается вознаграждения учредителя, то с этих сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы.