Многие бухгалтеры спрашивают, куда можно тратить кассовую выручку, на какие цели можно ее расходовать? Например, можно ли кассовую выручку тратить на оплату аренды или погашение арендной платы? В нашей статье мы рассказали, куда можно расходовать наличную выручку в 2019 году.

Указание Центробанка от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила расходования наличных денег в Российской Федерации. Отметим, что кассовая выручка - это поступления от продажи товаров, работ и услуг, поступившие в кассу организации или предпринимателя, на их счета.

На какие цели можно / нельзя расходовать наличную выручку в 2019 году

Ниже представлена таблица, в которой перечислены цели, на которую можно и нельзя тратить наличные:

Цели	Правила расчета
Цели, на которые можно расходовать наличную выручку из кассы	Выдача зарплаты (иных выплат) Выплата стипендий Командировочные расходы Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг Перечисление страховых возмещений Выплата сумм за оплаченные ранее и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги Оплата личных (потребительских) нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением им предпринимательской деятельности Выплата работникам денег под отчет Выдача наличности при осуществлении операций банковским платежным агентом
На что нельзя тратить наличные деньги из кассы	Аренда недвижимости Выдача и возврат займов (процентов по ним) Операции с ценными бумагами Организация и проведение азартных игр
Лимит расчетов наличными между ЮЛ и ЮЛ, ИП и ИП, ЮЛ и ИП	100 000 руб. - в отношении платежей по одному договору. Лимит в 100 000 руб. работает как в период действия договора, так и после того, как срок контракта закончится. Лимит не распространяется на выдачу сумм работникам под отчет, выплату зарплаты (иных выплат соцхарактера) и трату предпринимателями денег на личные (потребительские) нужды, также на расчеты ЮЛ и ИП с физлицами

Ограничения на трату наличной выручки

В 2019 году действуют ограничения на расход кассовой выручки. В частности, Указанием № 3073-У разъяснено, что на операции с ценными бумагами, выдачу и возврат займов (процентов по ним), оплату аренды недвижимости нельзя тратить кассовую выручку. Прежде необходимо снять деньги с расчетного счета.

Пример 1. Как отразить в учете выдачу и возврат займа, а также оплату аренды недвижимости наличными деньгами ООО «Успех» применяет УСН. В июне 2019 года были совершены следующие хозяйственные операции: Все средства предварительно снимались с расчетного счета. Посмотрим, как эти операции отражаются в бухучете: ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу деньги с расчетного счета на выплату арендной платы; ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - выдана представителю арендодателя сумма арендной платы из кассы; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 20 000 руб. - поступили в кассу средства с расчетного счета на выдачу займа работнику компании; ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» КРЕДИТ 50 20 000 руб. - предоставлен беспроцентный заем сотруднику А.Е. Ермолаеву; ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 60 000 руб. - поступили в кассу суммы с расчетного счета для возврата займа, полученного от ООО «Рига»; ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 50 60 000 руб. - погашена задолженность по договору займа, заключенному с ООО «Рига».

Перечень целей, на которые можно выдавать деньги из кассы

Перечень целей, на которые можно тратить наличные деньги: выдача зарплаты и иных выплат работникам, стипендий, командировочных, страховых возмещений, оплата товаров, работ и услуг.

Помимо этого наличную выручку можно тратить на такие цели, как:

1. оплата личных нужд предпринимателя, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
2. выдача сотрудникам денег под отчет.

Пример 2. Как предпринимателю потратить деньги из кассы на личные нужды Индивидуальный предприниматель Л.Д. Барсуков работает на «упрощенке». Бизнесмен решил купить автомобиль для личного пользования. Может ли он оплатить авто за счет кассовой выручки, полученной от деятельности на УСН? Да, коммерсант может потратить наличные деньги из кассы на собственные нужды, в том числе на покупку машины. Такое право гарантировано ему пунктом 1 статьи 861 ГК РФ, где сказано, что бизнесмены как собственники могут изымать денежные средства, в том числе кассовую выручку, на свои нужды без ограничений. Кроме того, такая возможность предусмотрена абзацем 6 пункта 6 Указания № 3073-У. При изъятии средств из кассы коммерсанту нужно оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Поскольку это автомобиль не для бизнеса, отчитываться об истраченных суммах предпринимателю Л.Д. Барсукову не нужно. В налоговом учете при УСН стоимость машины также не отражается.

Лимиты расчетов наличными между юридическими лицами, а также между ИП

Максимальный размер расчетов наличными деньгами - 100 000 руб. по одному договору.

Этот лимит расчета наличными распространяется на расчеты между фирмами, организациями и индивидуальными предпринимателями, а также только между индивидуальными предпринимателями. Он будет действовать по одному договору и после того, как срок контракта закончится. Например, у фирмы-арендатора истек договор аренды, она освободила помещение, но у нее числится долг перед арендодателем. Так вот, даже после истечения срока этого договора погасить долг наличными деньгами компания сможет только в пределах 100 000 руб.

Кроме того, лимит в 100 000 руб. применять не нужно на выдачу средств работникам под отчет, выплату зарплаты и иных социальных выплат, а также на трату денег на личные (потребительские) нужды предпринимателями.

Пример 3. Как сотруднику тратить подотчетные суммы ООО «Вика» применяет УСН. В июне 2019 года фирма выдала сотруднику под отчет 300 000 руб. Нужно ли ему соблюдать лимит - 100 000 руб. при расходовании подотчетных средств? Ответ на вопрос зависит от того, на какие цели сотрудник будет тратить полученные деньги. Если за счет этих сумм он оплатит оказанные лично ему услуги (например, во время командировки), то ограничение в 100 000 руб. соблюдать не нужно. А если же работник рассчитается подотчетными суммами по договорам, заключенным от имени компании, с другими юрлицами или предпринимателями, то лимит - 100 000 руб. следует учитывать в пределах расчетов по одному контракту (письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Читайте "Упрощёнку" весь 2019 год бесплатно

Подпишитесь сегодня на журнал «Упрощенка» на 12 месяцев со скидкой 20% , и получите еще 4 месяца в подарок.

Тратить наличные средства можно только на определенные цели. Если это правило не соблюдать, то компании или предпринимателю не избежать наказания. Как узнать, на что можно потратить деньги из кассы? Тут пригодится вступившее в силу с 1 июня 2014 года. Документ закрепляет, что предприниматели и компании не вправе расходовать поступившую в их кассы «наличку». Речь идет о суммах за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги, а также о деньгах, полученных в качестве страховых премий. Исключение составляют случаи, которые закреплены в документе. Итак, тратить средства из кассы можно на:

1. выплату зарплаты и на переводы, опять же сотрудникам, социального характера;
2. выплату страховых возмещений по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
3. выдачу наличных на личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
4. оплату товаров, работ, услуг, при этом ценные бумаги являются исключением;
5. выдачу денег работникам под отчет;
6. возврат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
7. выдачу средств при осуществлении операций банковским платежным агентом.

Наличные расчеты между участниками в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей.

Однако без учета этого предельного показателя расходование допускается на: выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера; личные нужды коммерсанта, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности; выдачу средств сотрудникам под отчет.

Оба списка закреплены в вышеназванном документе Банка России.

Как я уже отмечала, новое Указание вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника. Так, в ранее действующем приказе не было закреплено, что предприниматель без ограничения может тратить «наличку» на личные нужды. Теперь же коммерсантам «развязали руки».

Установлен также список операций, на которые организации и могут тратить наличные из кассы, если они получены с их расчетных счетов. К ним относятся: операции с ценными бумагами, платежи по договорам аренды недвижимого имущества, выдача и возврат займов, процентов по ним, деятельность по организации и проведению азартных игр.

Следует отметить, что по вышеперечисленным операциям необходимо соблюдать ограничение в те же 100 000 рублей в рамках одного договора. Исключение составляют расчеты с физическими лицами: на них названный предел не распространяется.

Как мы видим, в новом Указании закреплен закрытый перечень целей, на которые можно тратить «наличку». На любые другие операции, например, на , расходовать средства опасно. Это может привести к штрафу. Однако тут есть один нюанс: наказать компанию или предпринимателя за нарушение порядка расхода наличности налоговики могут только в том случае, если они проведут проверку в течение двух месяцев со дня, когда деньги были потрачены. Штраф для фирм составит () от 40 000 до 50 000 рублей; для руководителя компании - от 4000 до 5000 рублей. Однако коммерсанты нередко тратят наличные деньги на другие цели, как правило, по ошибке считая, что такие операции законны, хотя это не так.

Дать взаймы

Некоторые компании пытаются давать наличные деньги в долг, например, учредителям или сотрудникам. Так делать нельзя. В перечне операций, на которые можно расходовать выручку, такие сделки не упомянуты. Судебная практика по этому вопросу не на стороне бизнесменов. Однако компании «настойчиво» пытаются тратить наличку на займы. В качестве примера можно назвать постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 мая 2010 года по делу № А03-14966/2009. Судьи тогда пришли к однозначному выводу: юридические лица не вправе расходовать наличные, поступившие в их кассы, а также использовать их в качестве страховых премий на предоставление займов. Обстоятельства дела были такими: в ходе проверки налоговики установили, что компания выручку размером почти в полмиллиона рублей не сдала в банк, а выдала в качестве краткосрочного беспроцентного займа своему работнику. Инспекция привлекла общество к административной ответственности по статье 15.1 КоАП и оштрафовала на 40 000 рублей. Однако организация с санкцией не согласилась и отправилась к арбитрам. Но это оказалось бесполезно. Суд отверг все аргументы компании.

Новое Указание Банка России № 3073-У вступило в силу с 1 июня. Документ существенно отличается от своего предшественника.

Такая же ситуация обстоит и с попытками вернуть заем, например, учредителю за счет наличных из кассы. В качестве примера можно назвать решение Московского городского суда от 14 декабря 2012 года по делу № 7–2207/2012. Суд пришел к выводу, что выдача займов из наличной выручки предприятия является нарушением порядка работы с деньгами и , что образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Напоследок, актуальный вопрос из жизни. Можно ли тратить «наличку» на «декретные»? Казалось бы, ответ однозначен – да, ведь выплаты социального характера четко закреплены в «разрешительном» перечне. Однако тут есть одно «но». В пункте 6 Порядка назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 года № 1012н) закреплено только два способа выплаты «декретных»: перечисление на личный счет женщины или почтовый перевод. Однако в этой ситуации бояться штрафа не стоит: Указание № 3073-У четко закрепляет, что тратить наличные деньги в этом случае можно.

Вероника Позднякова , для журнала «Расчет»

Развивайтесь профессионально

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в профессиональной прессе для бухгалтеров.

На что чиновники разрешают тратить наличную выручку, а на что - нет? По каким правилам сдавать сверхлимитную выручку в банк? Читайте об этом в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

В кассе организации можно хранить наличные деньги только до определенной суммы. Размер лимита каждая компания устанавливает самостоятельно, исходя из объема наличной выручки, полученной в расчетном периоде. Причем для расчета можно взять любой отрезок времени - предыдущие месяцы, время пика продаж или какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дней.

Затем нужно определить, с какой периодичностью вы будете сдавать излишки наличных в банк. Общее правило гласит: сдавать деньги надо не реже одного раза за семь рабочих дней.

Сосредоточимся на том, что можно делать с наличной выручкой. Коротко говоря, у организации есть два варианта: потратить деньги на что-то и сдать в банк. А теперь - детали.

На что можно потратить наличную выручку

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать только на цели, прописанные в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. А это:

Любые выплаты сотрудникам;

Оплата товаров и услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);

Выплата денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);

Возмещения по договорам страхования граждан.

Будьте внимательны: на эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров. А если компания получает наличные от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц?

Например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле. Такие поступления наличности обязательно нужно сдать в банк в полном объеме.

Формально за нарушение этого правила не предусмотрено административной ответственности. Однако налоговики в ходе проверок кассовой дисциплины выписывают штрафы по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Есть еще несколько спорных ситуаций, когда неясно, можно расходовать наличную выручку или нет. Все эти случаи посмотрите в таблице (см. ниже). Здесь налоговые инспекторы также штрафуют компании и ответственных сотрудников по статье 15.1 КоАП РФ.

На какие цели опасно расходовать наличную выручку

Ситуация	Комментарий
Выдали заем работнику, другому гражданину и сторонней организации	В перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, выдача займов не прописана (). Данный перечень является закрытым. Поэтому предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе. Такой же вывод следует из . За такие действия налоговики оштрафуют организацию. Причем судьи поддерживают инспекторов. Посмотрите, например,
Вернули ранее полученный заем. Например, учредитель предоставил компании заем наличными деньгами. Компания хочет вернуть долг из наличной выручки	Такая операция, как возврат займов, не поименована в закрытом перечне операций, на которые организация может расходовать наличную выручку. Поэтому если налоговики в ходе проверки кассовой дисциплины обнаружат, что компания вернула заем из наличной выручки, то оштрафуют организацию или ее работников (). Причем судьи часто поддерживают инспекторов. Один из примеров -
Выплатили дивиденды	Направлять наличную выручку на выплату дивидендов рискованно. Причина проста - это не предусмотрено . Так что в случае проверки вероятны штрафы по КоАП РФ. Между тем официальных разъяснений Банка России по данному вопросу не было. Да и арбитражной практики насчет подобных споров с налоговиками нет. Кроме того, штрафные санкции за нецелевое расходование наличных могут быть прописаны в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком ()
Покупатель вернул товар, ранее оплаченный банковской картой. При этом компания возвращает деньги из наличной выручки	Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, не входит в перечень из . Значит, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя (официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР ). Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. В противном случае инспекторы предъявят штраф за нарушение кассовой дисциплины. Однако такие претензии на практике случаются редко

Добавлю, что срок давности для таких нарушений - два месяца. То есть, если налоговики не пришли с проверкой в течение двух месяцев с даты, когда компания потратила наличную выручку, претензии предъявить они не смогут. А если и начислят штраф, то вы без труда его оспорите.

Как сдать остаток наличных в банк

Есть несколько способов, как сдать в банк сверхлимитную наличность. Вы можете отвезти деньги в операционную кассу банка или договориться с инкассаторской службой. Есть еще вариант - сдать деньги через почту. Но это актуально, только если в вашем городе нет отделения нужного банка. В законе нет четкого перечня должностей тех сотрудников, которые вправе сдавать наличные деньги в банк. Логичнее всего поручить это кассиру.

Какой бы способ вы ни выбрали, надо оформить расходный кассовый ордер и внести запись в кассовую книгу. Если сотрудник компании сдает наличные непосредственно в кассу банка, заполняется объявление на взнос наличными.

Организация решила сдавать деньги через инкассаторскую службу? Тогда к приезду инкассаторов кассир должен подготовить наличную выручку, сложить ее в специальную сумку и составить несколько документов.

К ним относятся препроводительная ведомость, накладная и квитанция. Кассир вкладывает ведомость в сумку с денежной наличностью. Затем сумку нужно запломбировать так, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. А после накладную и сумку с наличными деньгами необходимо передать инкассатору.

Кроме того, кассир заполняет явочную карточку. При приеме сумки инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней оттиск штампа. Эта квитанция должна остаться у вас.

Кстати, формы всех нужных документов приведены в Положении Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П .

Независимо от того, самостоятельно ли вы отвезли деньги в банк или передали инкассатору, в бухгалтерском учете сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

Сданы в банк денежные средства;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

Зачислены деньги на расчетный счет.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - Как в бухгалтерском учете при расчете налога на прибыль и НДС отражать потраченные на инкассацию деньги?

Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете относятся к прочим расходам. То есть их отражают по дебету счета 91.

При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации компания может учесть в составе внереализационных расходов. Основание для этого - подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Что касается НДС, то банковские услуги освобождены от данного налога. Однако инкассация является исключением из данного правила (подп. 3 п. 3 ст. 149 кодекса). Таким образом, предъявленный банком налог вы можете поставить к вычету. Само собой, должны быть соблюдены правила статей и НК РФ. То есть услуги оказаны и используются в деятельности, облагаемой НДС, и в наличии есть счет-фактура.

Теперь предположим, что сотрудники банка обнаружили одну или две фальшивые купюры. В этом случае деньги отправят на экспертизу и составят:

Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег (код ОКУД - 0402300);

Справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах (код ОКУД - 0402159).

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156). Затем учтите номинальную стоимость фальшивых банкнот как недостачу. Проводка такая:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

Отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.

Эту недостачу вы можете взыскать с ответственного работника (кассира). Тут важно, заключили вы с ним договор о материальной ответственности или нет. Напомню, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.

Будьте внимательны: с кассира нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что его рабочее место не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот или эти средства оказались неисправными.

Это правило действует, даже если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. Данный вывод следует из статьи 239 ТК РФ.

В любом случае в бухгалтерском учете надо сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

Отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с материально ответственного работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Удержан ущерб из зарплаты кассира.

В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на ту дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (см. образец приказа ниже). Если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.

Возможно, договор о материальной ответственности с кассиром не заключали. Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. А сумму самой недостачи отразите в налоговом учете как внереализационный расход. С таким подходом согласны чиновники из Минфина России в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648 . Но учесть затраты можно только в той сумме, которую компания взыскивает.

Если руководство решило не взыскивать ущерб с работника, недостачу в бухучете нужно относить на прочие расходы. Сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

Списаны суммы недостачи за счет средств организации.

При этом в налоговом учете расход не показывают. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. То есть сумму в размере 20 процентов от величины недостачи, списанной в бухучете, вы зафиксируете проводкой:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Отражено постоянное налоговое обязательство.

Напоследок отмечу, что малые предприятия не обязаны применять ПБУ 18/02. Таким компаниям отражать разницы не нужно.

Статья подготовлена нашими коллегами
из журнала «Семинар для бухгалтера»

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: раздел «Российское законодательство» системы КонсультантПлюс

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Руководитель организации	Директор Лучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательн апп. 4.3 , 6.2 Указания ЦБ № 3210-У , для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность)	(подпись)	А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер		(подпись)	С.Б. Еремина (расшифровка подписи)

коп.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.

В новом Указании Банка России № 3073-У четко поименован список целей, на которые можно расходовать наличные из кассы. Этот список закрытый. Разберем, на что можно, а на что нельзя теперь расходовать наличные деньги из кассы. Из статьи вы также узнаете, правомерно ли выдавать заем сотруднику из полученной в кассу выручки.

Рекомендуем экспресс-курс Контур.Школы « ». Обучение поможет привести в порядок документы при работе с ККТ, в том числе при использовании онлайн-касс, правильно работать с лимитом наличности. Вы сможете наладить безошибочную работу с кассовой техникой и бланками строгой отчетности, составите локальный нормативный акт по кассовой дисциплине, который поможет проходить проверки без штрафов.

Обратимся к новому Указанию Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У об осуществлении наличных расчетов. Этот документ действует с 1 июня 2014 года, одновременно утратило силу Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У.

Важная особенность нового Указания в том, что теперь ограничен размер наличных расчетов не только в рублях, но и в иностранной валюте. При этом предельная сумма для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей прежняя — 100 000 рублей или ее эквивалент по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Новые правила наличных расчетов

Расход денег из кассы

Согласно пункту 2 Указания, индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий. Но есть исключения.

Вот список целей, на которые можно расходовать поступившие в кассу деньги:

• выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
• выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
• выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдача наличных денег работникам под отчет;
• возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27.06.2011 г. № 161-ФЗ.

Разберем ситуацию, когда компания собирается выдать своим сотрудникам заем в наличной форме. Можно ли выдать заем в наличной форме и следует ли соблюдать в данном случае предельный размер наличных расчетов? Из нормы пункта 2 Указания № 3073-У следует, что нет.

Вывод: выдавать займы из полученной в кассу денежной выручки неправомерно.

Пункт 4 Указания гласит: «…наличные расчеты в валюте Российской Федерации между участниками наличных расчетов (с соблюдением предельного размера наличных расчетов, установленного пунктом 6 Указания), между участниками наличных расчетов и физическими лицами по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по деятельности по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета».

Выдавать из кассы заем можно только в том случае, если организация снимет с банковского счета средства специально для выплаты займа.

Обратите внимание, если организация выдает заем работнику организации, то предельный размер наличных расчетов (100 000 руб.) не имеет значения (п. 5 Указания).

Заем работнику. Проводки

Рассмотрим, как операции по данным займам отразить в бухгалтерском учете.

Дебет 73 Кредит 50

• выдан заем работнику из кассы (не из выручки!).

Дебет 73 Кредит 51

• заем выдан безналичным путем.

Дебет 50 Кредит 73

• эта проводка составляется в момент, когда работник вносит денежные средства в счет погашения займа в кассу.

Если работнику выдается заем на возмездной основе, то проводки будут следующими:

Дебет 73 Кредит 91.1

• отражаем проценты по займу.

Дебет 50 Кредит 73

• отражаем внесение процентов по займу.

Если организация принимает решение удерживать сумму займа из зарплаты работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70 Кредит 73

При этом условие об удержание из заработной платы должно быть зафиксировано в договоре займа.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.